郵便送り方ガイド
- わかりやすく
- コピー、ゴミ箱、郵便
2016.08.01
郵便物の発送、誰でも迷わずできるようになっていますか？
社内から郵便を送るには、封筒を用意して、伝票を書いて、集荷してもらう場所へ置いておく。オフィスによって決められたルールに沿って、一連の作業を間違いなく済ませる必要があります。そのため、新たにオフィスに来たメンバーには一人ひとり手順を正確に伝えなければなりません。
発送手順の見える化。備品・封筒の共通化。
郵便物の発送をどのような手順で行うのか、伝票の書き方からサイズ別封筒や必要備品の保管場所まで、全部洗い出してみると、つまづきやすい点が明らかになってきました
１．社内独自の発送ルールは誰にも分かるように、大きく掲示
２．備品や封筒のフォーマット共通化
３．共有物の整理整頓の推進
新しいメンバーに分かりやすいだけでなく、郵便室の利便性が高まることでより多くの社員の満足が得られると考えられます
繰り返しのある作業はカイゼンの宝庫
定型郵便に収まるかを判断する書類用の「ハカリ」を置いたり、締め切りの早い郵便物の「締め時間を掲示」するのも、効率化を促進します。
郵便物の発送に限らず、頻度は少ないが繰り返し発生する作業はオフィスの中に数多くあります。総務の仕事は多岐にわたりますが、その日に対処した作業を記録しておくことをお勧めします。そうすれば記録を参照しながら、たびたび発生する作業に備えて、あらかじめすばやく対処する準備をしておくことができるからです。（2016/08/01）
カイゼンマンの紹介
発送業務のスタートから完了までのフォローを目的として表示を作成しました。文字だけであらわすのではなく、写真や実際記入するフォームを載せて例を記入し、パッと見てわかる表示の作成を目指しました。+αの情報としていつ回収で、社内便なら頻度の高い大阪にいつ着くか、等も表示をしています。
カウネット 嶋崎
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