フリーアドレス導入コンサルティング
席に縛られない働き方により、組織間のコミュニケーションを活性化
よくあるご相談
- 動きが限定される固定席ではなく、もっと組織間連携スピードを上げたい
- フリーアドレスを導入したが、理解を得られず固定化しているので改善したい
- 今のツール類でフリーアドレスができるか診断し、導入の可能性を知りたい
- なぜ席を無くすのか！ と強い反発にあわないように、理論武装したい
コクヨがお伝えしたいこと
近年、「働き方変革」をキーワードに、フリーアドレスに挑戦する企業が増えてきています。しかし導入はしたものの、上手くいかずに固定化して、結局諦めて固定席に戻ってしまうという企業もあります。これらは空間や家具を整備するだけで、フリーアドレスに挑戦しようとした結果、残念な結末を迎えた企業の例です。本来は書類や荷物の保管方法を変え、情報共有や報・連・相の運用方法を変え、個人のスキルやマインドを変えること、すなわち、働き方や仕事に取り組む意識そのものを見直すことが必要不可欠なのです。成功のポイントをつかむことで、失敗しない新しい働き方を導入することができます。
用語説明
フリーアドレス
固定席を持たずにモバイルツールを駆使して働く日本生まれのワークスタイル。「フリーアドレス」という言葉自体は和製英語で、英語圏では、デスクを使う人が頻繁に入れ替わる活発（ホット）な様子から、「ホット・デスキング」と呼ばれている。
在席率 [ザイセキリツ]
座席（自席）がどれだけの割合で使われているのかを表した数値。オフィスの稼働状況を把握するために利用。フリーアドレス推進時には、明らかに席に人が居る状態だけでなく、人は席に居ないが荷物が置かれている（=ほかの人は座れない）状態もカウントすることで、より実態に近い席数設定ができる。
クリアデスク
外出時や帰宅時、デスク上の荷物を全て片付けた状態とすること。フリーアドレスを成功させるには、席の固定化を防ぐため、クリアデスクを徹底してデスク上に私物を放置しないことが重要。
導入プロセス
まずはフリーアドレス導入の目的を明確にし、調査により導入の課題となる要素を抽出します。次に、運用時のルールを策定し、場の使い方やルールを社員に説明し、浸透を図ります。フリーアドレスを有効に活用し、自律的に働くにはどういう工夫が必要なのか、コツを伝授し、意識改革を促す研修など、多面的にフリーアドレスの導入を支援いたします。
事例紹介
フリーアドレス導入セミナー
- デジタル化に向け、働き方とオフィスを改革
- 開発推進部の部門方針をふまえ、開発推進部の働き方を見直し、デジタル化にともなう資料の整理と、働き方改革を進めるためのオフィス環境の整備を行うことになりました。どのような状態が「目指す姿」なのか、部内で目線を合わせ、「ＩＣＴ技術を積極的に活⽤し、新たなニーズやビジネスモデルを創出できる環境で、イノベーションを推進しやすい状態」を目指しました。
- フリーアドレスでコミュニケーションが活性化
- トライアルで開発推進部のオフィスをリニューアル。フリーアドレスのセミナーを実施し、「フリーアドレス環境下での働き方」「フリーアドレス環境下での上司部下のありかた」について理解を深めました。
リニューアルした新しいオフィスで、業務にあわせて自律的に席を選ぶフリーアドレスを実践するとともに、現状に囚われず⼀⼈ひとりがＴＲＹする働き⽅にも挑戦しています。オフィスに対する満足度も92.5%と高く、積極的に情報収集をしたり、チームの枠を越えて誰とでも相談できる雰囲気があるなど、フリーアドレスの効果でもある、コミュニケーションの活性化が実現できています。
フリーアドレス導入コンサルティング
- オフィスが変わっても働き方は変わらない
- 創業100周年を機に、『持続可能な社会の実現を目指す』というミッションの発信地として本社ビルを建て替えました。新本社ビルでは、自社技術を随所に取り入れることで、社員の意識改革につながっています。ただ、オフィスは新しくなったものの、思うように働き方が変わらないまま、オフィスの活用度も低い状態で、働き方改革の実現が課題となっていました。
- 動きたくなる仕掛けによって働き方が変わる
- コラボレーションゾーンや集中スペースなどを活用したフレキシブルかつアクティブな働き方を目指したものの、固定席で且つ自席の居心地がよすぎるのか、社員はほとんど動きませんでした。そこで、新オフィス構築後わずか２年で「ワークスタイル2.0」を掲げ、ABWをスタートしました。デスク幅をあえて狭くし、グループで席を共有するグループアドレスを採用。一人あたりのデスク面積を縮小したぶん集中ブースやソロワークスペースを増設しました。
その結果、社員が自律的に場所を選んで働くようになりました。 さらに、現在は「ワークスタイル3.0」として、一人あたりデスク幅をもとに戻す代わりに、フリーアドレスにすることで、さらにABWが促進され、ふとしたコミュニケーションの増大、集中力アップ、自律・創造性の向上、ウェルビーイングといった成果の実現を目指しています。
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