ワークプレイスコンサルティング

綿密な調査やヒアリングによって、納得感の高いオフィス構築を実現

よくあるご相談

場当たり的な改善の積み重ねによって、働きにくくなったオフィスを変えたい
他社のオフィス事例をヒントに、目指すオフィス像を明確にしたい
経営層や上司から納得が得られるようにオフィスの仕様を決めたい
ただオフィスを変えるのではなく、「働き方」を変えられるオフィスにしたい

コクヨがお伝えしたいこと

狙った効果を期待できるワークプレイスをつくるには、経営インタビューや綿密な現状調査、部門ヒアリングなどを行い、定性・定量の両面でデータをおさえ、今解決すべき課題と、目指すワークプレイスのあり方を明確に設定することが重要です。この一連のプロセスを一つずつおさえていく（プログラミング）ことで、「ありたい姿」「ワークスタイル（働き方）」「ワークプレイス（働く場）」をひとつながりで説明することができるようになり、経営者視点・総務視点・社員視点で納得感のあるワークプレイスが実現できるのです。

用語説明

ワークプレイスプログラミング

ヒアリングや各種現状調査を行い、その結果に基づいてオフィスの設計要件を設定すること。

設計要件 [セッケイヨウケン]

「ありたい姿」実現のために、設計を行う際に反映するべき前提条件。

ゾーニング

オフィス内の各ゾーン同士の関係性のこと。平面方向のゾーン配置を「フロアゾーニング」、複数階にわたる縦方向のゾーン配置を「バーチカルゾーニング」という。

導入プロセス

社員の納得感を高めるワークプレイスを実現するために、「課題抽出」「計画策定」「具現化」「運用・評価」の４ステップで進めていきます。まずは各種調査により現状のオフィスの使われ方や、社員の満足度等をおさえ、それを基にワークプレイスに求められる設計要件を設定します。設定した要件に則り、レイアウトシミュレーションを行い、ゾーニングやボリュームを確認したのち本格的な設計フェーズへと移行します。オフィスの構築が完了し、運用を開始した後に、構築前のワークプレイスで行ったものと同様の調査を行い、結果を比較することで、効果を測定し継続的な改善へとつなげていきます。

事例紹介

環境がコミュニケーションや職場の空気を停滞させていた: 今の働き方と向き合い、働く場を考えるキッカケとなったのは、社屋の老朽化による移転計画でした。経営インタビューや部門ヒアリングを行うなかで、執務階が分かれすぎていることで部門間のコミュニケーションが不足しがちになっていること、職場がタコツボ化して、多方面からの意見が入りにくくなっている、という現実が明らかになりました。
経営層だけでなく社員が「ありたい姿」に向き合った: この会社で実現したいことやそのために必要な機能について、ワークショップを何度も行い議論を重ねました。移転した後にも当初計画していたことが維持・改善できるよう、社員自らの手でルールを設定し、ガイドラインを作成することで、社員が自ら考え、変えていくという雰囲気づくりを醸成することにもつながりました。こうした丁寧なプロセスを経たことと、社員の通勤経路から移転先を決定するなど細部まで気を配ったことで、移転後の環境に対する満足度は93.0%に達し、「オフィスの働きやすさ」も移転前と比較して14.5pt向上するといった、大きな効果をあげました。

単なる移転で終わらせない、社員巻き込みで組織風土を変える: オフィス移転自体が目的・ゴールではなく、移転をきっかけに社員一人ひとりの意識や行動を変え、組織風土の改革につなげていくことを目指していました。そのため、一般社員も管理職も巻き込み、さまざまなアイデアをオフィスに取り入れていくことを徹底しました。部の代表者を集めたワークショップでは、オフィス改革にとどまらず、働き方改革視点でも議論を推進。「場」だけでなく「働き方」へのニーズも洗い出し、そのニーズや課題に対して、空間面・ICT面、そして運用ルールや研修、イベントといった、ソフト面にもわたって施策を検討していきました。
効果検証を運用に活かすことで、高い満足度・活性度を維持: オフィスをつくって終わり、ではなく、移転後もオフィス満足度調査・働き方改革実践度についての効果検証を行いました。意図した変化が起こっていない点は、継続して情報発信を行うことで社員の行動変容を後押しし、社員のオフィス満足度や活用度は非常に高い数値（移転後半年経過後のアンケートで「今のオフィスは働きやすいオフィスである」と回答した人が移転前に比べ倍以上に上昇）となっています。特に、食堂を活用したコミュニケーションの活性化については、高く評価されています。
また、働き方もオープンスペースを活用した会議の促進やペーパーレス化に加え、ソロワーク時の自発的な適業適所（※左上図参照）の推進など、大きく変化させることができ、現在も継続して推進中です。

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