コクヨグループの新型コロナウイルス感染症対策

緊急事態宣言下でのオフィス運営

コクヨグループでは、新型コロナウイルス感染症の対策について検討する新型肺炎対策本部が、感染状況や各都道府県の対策を踏まえ、グループの方針を発信します。政府の緊急事態宣言の発令時には、以下の方針が発信されました。

1. 緊急事態宣言対象エリアの主要事務拠点は宣言が解除されるまでオフィスを閉鎖
   コクヨグループ内の事業所で新型コロナウイルスの感染者が発生した場合、グループの方針として、二次感染防止のため当該事業所は速やかに閉鎖
2. この方針の発表により、ほとんどの社員が在宅勤務を実施となりました。
   以前から在宅勤務を実施していたワーカーもいれば、今回初めて在宅勤務をするワーカーもおり、コクヨらしい在宅勤務について探索してきました。○○部主導で、会社のポータルサイトに、在宅勤務のアイデアを募集し、楽しく効率的に働くことができるかなどを社員間で共有し、コクヨらしい在宅勤務を行いました。

緊急事態宣言解除後のオフィス運営と運用

緊急事態宣言の解除に伴い事業所を再開しましたが、基本は在宅勤務として、出社は業務上必要な場合に限定しています。（※現在稼働中の工場、配送センター等は対象外とします。）
緊急事態宣言下で、○○部が中心となって、『コクヨグループオフィス運営ガイドライン』を定めました。『コクヨグループオフィス運営ガイドライン』は、感染症の拡大を防ぐことを目的とし、新型コロナウイルスの感染が小康状態と判断されるまで継続します。
『コクヨグループオフィス運営ガイドライン』の大方針は、3点あります。

1. 安全確保のガイドラインの策定と運用
   ・フィジカルディスタンスを確保する
   （オフィス内、現場、外出、出社、帰宅… など）
2. 働く場所の柔軟化
   ・「出社率５０％以下」を全社で目安として目指す（在宅勤務は原則継続）
   ・会議は出社・在宅を問わずWebミーティングにて（オフィスの会議室は原則使わない）
3. 働く時間の柔軟化
   ・時差出勤で満員電車回避など安全確保の工夫
   ・時間制約のある業務の見極めと手直し着手
   （来客受付対応、およびお客様相談室の対応を10～16時に短縮する）

としています。
そして、それに基づき具体的な内容を、『オフィス運用ガイドライン』で、業務毎に場合分けして定め、社員がオフィスでどの様な行動をすればよいかが示されています。

＜オフィス運用ガイドラインの項目例＞

• ●出社時の対応
• ●外出・出張の対応
• ●執務中の行動（執務エリア／会議室／ミーティングスペースやフリースペース／食事スペース／教養エリア）
• ●清掃
• ●社内でのイベント・セミナー
• ●自社開催のイベント・セミナー

例えば、執務中の執務エリアでの過ごし方としては、次の通りです。
コクヨグループでは多くの事業所でフリーアドレスを採用しています。
コロナ対策期間中は、着席場所を決めたら、なるべく一日その場所で業務を行うこととし、業務や食事等で使用したデスクのナンバーを確認し、「イマココ連絡票データベース」に入力する暫定ルールで業務を執り行う、といったようにです。

他、出社時の注意点、執務中での会議室の過ごし方といった、一般的に想定される業務での注意点が『オフィス運営ガイドライン』には具体的に記載されています。