法律事務所のプライバシー対策

• 電話応対の声（お客様のプライバシーに関わる内容)や事務所スタッフどうしの会話が事務所にいらしたお客様に聞こえてしまうという事務所内の音環境の改善。
• ご相談に来られた方の声が事務所内の他のお客様にも聞こえてしまうので。

• 話し声をより聞こえにくくするため、サウンドマスキングシステムのオプションのBGMを使用することをご提案しました。
• 一番の懸念材料であった隣接テナントへの音漏れを確認するためデモンストレーションで事前確認を行い、実際の音漏れがないことを確認しました。

電話応対をする事務職員の声や事務所スタッフどうしの会話が、事務所にいらしたお客様に聞こえてしまうのは前から気になっていたことでした。
面談室と執務エリアを天井までの高いパーティションで仕切れればかなり緩和されると思うのですが、防災設備を設置しなければならなかったり現状のビル内装に設備を変更・追加するのにかなりの費用がかかるので何かいい対策をできないかと検討していました。
サウンドマスキングシステムについては、NHKのためしてガッテンという番組で知りました。その後、コクヨマーケティングからご紹介を頂き、実際にコクヨ品川ショールームに体感しに行きました。その際、少し離れた場所で話される声が、サウンドマスキングを導入することによって話の内容がほとんど判別できなくなることに納得感があり、導入を決めました。
導入前と比べると、来客スペースと執務スペースの間で声が聞こえて気になってしまうということは、ほぼなくなりました。
サウンドマスキングは、これを導入していることが来客者にすぐに分かってもらえるものではないものなので、導入したことで相談者や依頼者が直ちに増えることにつながるものではないと思います。しかし、これを導入したことによって、相談者や依頼者が事務所に対して無用な不満を抱いてしまうという事態を大きく防げると思うので、今後の事務所の発展につながるものと確信しています。
弁護士の世界は、これから弁護士人員が急増することが決まっており、法律事務所にとって顧客の維持・確保が深刻な問題となりつつあるところですが、サウンドマスキングは法律事務所の信頼維持・確保のために有用なツールだと実感しています。
また、執務エリアにおいてのサウンドマスキングは集中力を高めることにもつながっています。
法律事務所は、深刻な問題を抱える相談者・依頼者がいらっしゃる場所なので、そのような方が事務所にお越しいただいた際に執務スペースの話し声のことで不満を抱かれないようにするためにも、サウンドマスキングは有用なシステムであると導入して満足しています。

事務所受付

沢山の書物が並ぶ相談室内の様子

室内に設置したサウンド
マスキングシステム
コントローラ

事務所内の様子