Project Management
オフィスの移転やリニューアルなど、空間構築のプロジェクトを成功させるためには、プロジェクトマネジャーの役割が非常に重要です。
空間構築プロジェクトの業務量は膨大で、中には高い専門性が必要とされるタスクもあります。そのため、外部のプロフェッショナルにプロジェクトマネジメント（PM）を外注（アウトソーシング）することで、より効果的でスムーズなオフィスづくりが進行期待できます。コクヨでは、空間構築の豊富な経験とノウハウを生かして、プロジェクトマネジメントのサービスを提供しています。
オフィスづくりなど空間構築のプロジェクトを成功させるには、さまざまなリスクを回避しながら、実現したい品質を確保しなければなりません。
経験豊富なプロジェクトマネージャーにプロジェクトマネジメントを委託すれば、自社内にはない専門的な知識やノウハウ、ネットワークなどをリスク管理や品質確保に生かすことができます。そこから得られるおもなメリットは以下のとおりです。
プロジェクトマネジメント（PM）とはプロジェクトを成功に導くための管理手法です。
オフィスづくりなど空間構築のプロジェクトマネジメントには、予算やスケジュールの適正な管理のほか、工事業者の選定や管理、空間や家具のスペック管理、工事や引っ越しの手配、社内調整など、幅広い業務が含まれます。その一方、多くの企業において、空間構築プロジェクトの担当に選ばれる人のほとんどは未経験者です。
オフィスデザインや工事に関する専門知識が求められ、コミュニケーションすべき相手も多いため、総務部など社内の担当者が通常業務とプロジェクトマネジャーの役割を両立するのは困難です。そのため、専門業者に外注するのが一般的です。
スケジュールとタスクの管理会議運営、プロジェクトメンバーとのコミュニケーション 外注先業者の選定や管理 空間や家具のスペックと品質の管理各種届出書類の作成や申請 工事や引っ越しの段取りと管理社内向けの文書作成やコミュニケーション
オフィスづくりのプロジェクトでは、多数の関係者のタスクをとりまとめてスムーズに進行する必要があり、その中で煩雑な業務が生じます。
情報収集や分析、関係者への連絡や調整、交渉、会議運営や資料作成など、細かい作業は専門的な知識を持つプロフェッショナルにアウトソースして効率化し、担当者の業務負荷を軽減することが可能です。それによって社内の担当者は、目指す働き方についての企画や検討、業者から提案されたプランの判断、社内調整・意思決定など、より本質的な業務に集中することができます。
専門的なノウハウを持つプロフェッショナルがプロジェクトマネジメントを行うことで、社内の担当者には予測がつかないリスクを回避し、タスクの抜け漏れなども防止できます。
着実な進行によって、トラブルや手戻りによるスケジュールの遅延やコスト増を防ぐとともに、工事業者など外注先が出してきたプランを専門家がチェックすることで、空間や家具のスペック・価格の適正化も期待できます。
思い描いた空間を高いクオリティで実現するためには、外注先の専門業者と積極的にやりとりをし、チェックや調整を行う必要があります。
オフィスづくりを専門とするプロジェクトマネジャーが一貫して関わることで、的確な品質管理を行い、専門的な判断が必要とされる場面や、外部業者に対して修正などの要望を伝えなければならない場面でも、スムーズにプロジェクトを進行することができます。社内ご担当者の時間的負担・精神的負担は最小限に抑えながら、空間や工事のクオリティ向上につなげることができます。
空間構築のプロジェクトでは、外部企業とのやりとりや社内調整など、多数の関係者とのコミュニケーションが発生します。
定例ミーティングの実施や、日常的な連絡・情報共有の仕組みづくりなど、社内外とのコミュニケーションに関係する業務も、専門的な知識や経験が生きる分野です。専門のプロジェクトマネジャーが中心となって行うことで、さまざまな関係者とのスムーズな連携体制づくりが期待できます。
コクヨの提供するプロジェクトマネジメントでは、オフィスデザインやプランニングの経験が豊富なプロジェクトマネジャーが一貫してプロジェクトをリードします。長い歴史と豊富な実績を持つコクヨだからこそできる、プロジェクトマネジメントの3つの強みをご紹介します。
グループ全体で年間25,000件の空間構築を手掛け、豊富な経験とノウハウがあります。
また、プロジェクトトマネジメントの専門組織を持ち、経験豊富なプロジェクトマネジャー(PM)が在籍しています。プロジェクトの企画検討段階から、納入後の運用段階まで、すべての工程にわたって1人のPMが一貫してお客様と密に連携し、コンサルティング、デザイン、プランニングなど多様な専門性を持つプロジェクト実行メンバーと一体となってプロジェクトを推進します。
コクヨは、複数拠点の引っ越しやビル全体のリノベーションなど、さまざまなプロジェクトを日々推進しています。そのため、電気や水道などビルの設備に関する工事や、看板設置などエクステリア工事に関するノウハウや外部業者とのネットワークも豊富です。また、フリーアドレスの導入やペーパーレス化などのコンサルティングも提供しており、空間づくりや働き方に関するあらゆる課題に対応します。
コクヨのプロジェクトマネジャーは、経営と現場の間を埋めながら、目指す働き方を実現するための空間をご担当者さまと伴走して一緒に考えます。たとえば、オフィスでの業務を続けながら段階的にリニューアル工事を行う「居ながらリニューアル」など、お客様の事情に応じたご提案も可能です。また、納入後に新しい働き方を定着させるためのルールやマニュアルの作成、ワーカー向けの研修やワークショップなどによって、オフィス移転やリニューアルの効果を最大化します。
コクヨによるプロジェクトマネジメント（PM）は、「守りのPM業務」と「攻めのPM業務」を組み合わせて120%の成功を目指します。
「守りのPM業務」とは、リスク回避や品質担保、スケジュールや予算、コンプライアンスの遵守など、空間構築のプロジェクトを100%成功させるための業務です。コクヨはさらに世の中の情勢や企業方針から「お客様御社のオフィス」がどうあるべきかを導き出してご提案する「攻めのPM業務」を行い、プロジェクトをより良い方向へとリードします。
将来的なオフィスのあり方や未来の働き方なども含めた120%の成功を実現するために、コクヨでは、以下にご紹介する4つの管理手法を採用しています。
予算を守ってプロジェクトを成功させるのはもちろんのこと、お客様で予算を策定する段階で専門家の視点からアドバイスできます。工事の査定などを通じて、過剰スペックの抑制、運用コストの低減などをはかり、ご要望の機能や品質を維持しながらトータルコストを抑制することが可能です。コスト比較と優先順位付けを行い、もたらされる価値と価格のバランスをとりながら、プロジェクト全体のコストパフォーマンスを高めます。
実現可能なスケジュールの立案とタスクの管理を行い、スケジュール通りに新オフィスを完成させます。詳細な工程表を作成して、実務担当者や工事関係者との打ち合わせを密に行い進捗を管理 し、追加工事などが発生した際もスケジュール、コストの調整をオンタイムで実施しながら、複数拠点のリニューアルや段階的な移転など、難易度の高いプロジェクトもトラブルなく完了させます。想定されるリスクを回避し、手戻りのない計画の進行を基本としながらも、突発の事態によるプロジェクトの遅延が発生した場合にも、臨機応変な対応でスムーズにリカバリーを行います。工事だけでなく移転にともなう総務的なタスクについてもご相談ください。
プロジェクトのスタートから工事完了まで、社内外のコミュニケーションを円滑に進めます。スケジュールやコストに関連する関係者間の煩雑な調整業務、工事業者への指示出し、交渉なども代行します。プロジェクト進行時に起こる経営陣、ユーザー部門など、さまざまな関係者の意見や要望を集約し、合意形成できるようサポートします。また、経営サイドの考えをまとめて関係者内で共有し、 第三者として公正公平な視点を持って、全社的なメリットを最大化できるよう調整を行います。なお、情報共有の際は、3D/ビジュアルを活用してイメージを明確化して関係者の共通理解を形成し、スピーディーな意思決定を実現します。
デザインやプランニングを熟知したプロジェクトマネジャーが、目指すデザインの方向性や必要とされる仕様を実現するために、きめ細かく空間スペックの管理を行います。
新オフィスのコンセプトの策定から、設計・デザイン、施工会社やビル管理会社とのコミュニケーション、構築完了まで、コンセプトを具現化するノウハウを熟知したプロジェクトマネジャーが一貫してかかわります。そこでは、単にプロジェクトを運営するだけでなく「最終的に空間がどうあるべきか」を管理し、空間の良し悪しを左右するあらゆる要素を検討します。
また、お客様の実現したいコンセプトや空間構築の意図を深く理解して設計・デザインにつなげ、施工会社やビル管理会社に伝わりやすい言葉に翻訳し、わかりやすく伝えます。
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