事務所移転予定なら必読！計画と各種手続きを紹介

事務所が手狭になってきたときに考えられるのが事務所の移転です。事務所の移転にはどういった手順や手続きが必要なのでしょうか。

今回は事務所移転のためのスケジュールややるべきことについて紹介します。

事務所移転をスムーズに進めるために確認しておくこと

事務所の移転を進める前に綿密な計画を立てておくのがおすすめです。まずは移転担当者の選定から始めましょう。担当者を中心にチームをつくり、移転に向けて動き出します。

一般的には総務部門で組成することが多いですが、より従業員のニーズを捉えた環境を構築するため、近年はさまざまな部門からメンバーを募り、プロジェクト型で事務所移転を進めるケースも増えています。

移転担当者を決めたら、次はスケジュールの作成です。いつ頃までの引っ越しを目安にするかを決め、逆算して移転の準備を始めましょう。移転までに必要な準備期間は、300名程度が在籍するオフィスで約8ヵ月と言われています。

時間に余裕がある場合も、事務所移転の業務量は非常に多く、さまざまな関係者との調整業務の負荷も大きいため、移転のコンサルティングやレイアウトデザインを提供する専門パートナーと、できるだけ早いタイミングで連携するのがおすすめです。

大まかなスケジュールが立てば、次は目的とコンセプトを明確にする必要があります。移転の規模にもよりますが、まずは経営者の移転への思いを押さえる必要があります。移転をしようという考えに至った経緯を押さえておくことで、移転に関する要件の取りまとめに迷った際の指針となります。

ほかにも、従業員に対する、事務所への改善要望ヒアリングや働き方に関するアンケートの実施は方向性の検討に有効です。また、先進的な取り組みをしている他社オフィスの見学や、オフィス家具メーカーのショールームの展示なども参考になります。（コクヨでは、ショールームの見学だけでなく、実際に社員がオフィスで働いているシーンを見ることのできる、オフィス見学会も各オフィスで開催しています）ただし、事務所移転に対する要望事項は、社内の部門や立場によってさまざまであり、個別要望に対応し過ぎることで本来の目的が達成できなくなることもあります。

事務所移転の初期段階で会社としての目的を明確にし、移転を担当する部門やプロジェクトチームのミッションとして落とし込むことで、ぶれずに計画を遂行することができます。

目標設定と合わせて、移転先のビル選定も進めます。オフィスビル市場のトレンド把握や複数の要件を加味した物件の比較・検討には専門的な知識を要する場面も多いため、外部パートナーを積極的に活用するのが良いでしょう。

立地や家賃、最寄り駅からの時間や社員の通勤しやすさなどに考慮することが必要です。また、入居できるのはいつなのか、付属設備にはどのようなものがあるのかなどについても、事前によく確認しておきましょう。

コンセプト決めのあとは、新事務所のレイアウト検討です。コンセプトに合わせて、事務所のフロアを執務・会議・休憩・収納など利用シーンごとに大まかに配分したあと、より詳細のレイアウトに落とし込んでいきます。新しいオフィス家具を入れる場合もここで一緒に検討しましょう。

新事務所の検討と並行して、現事務所の契約を確認することも大切です。原状回復や退去の申告期限などをしっかり確認して、漏れのないようにしましょう

事務所移転のタイムスケジュール

事務所を移転する際にはタイムスケジュールの管理が重要です。どんなスケジュールを立てれば良いのでしょうか。

8ヵ月前

まずは移転予定日の8～7ヵ月前には、現オフィスの解約予告を提出しておきましょう。同時に、新しいオフィスの入居申込書や契約書の提出を済ませておくことをおすすめします。契約が済めば、預託金の支払いを行うことが多いです。滞りなく進めましょう。

6～5ヵ月前

契約関係を終わらせたら、新事務所のレイアウトの基本設計をします。基本設計は、従業員数や目指す働き方に必要なスペースなどの与件をもとに執務・会議・休憩・収納などの面積配分を行い、大まかなレイアウトを検討します。オフィス家具やOA機器、ICT設備、セキュリティーなどの計画も進めましょう。

4～2ヵ月前

基本設計のあとは実施設計です。実施設計は基本設計を基に、スムーズに工事ができるよう、より詳細な部分まで図面を作成します。実施設計後は、各種工事・納品業者の選定です。見積もりを基に全体コストの調整が完了したら、発注を行います。内装業者やOA機器業者のほか、清掃業者やドリンクサービスなど細かいところまで確認しておくと良いでしょう。

2ヵ月前

この時期には、取引先への移転の連絡が必要です。得意先だけでなく、金融機関やその他関係団体にも漏れなく連絡しておきましょう。同時に、社内書類やホームページなどの住所変更準備も済ませておくと安心です。とにかく外部に対して移転についての連絡を一気に行いましょう。

そのあとは、社内への移転説明会を実施します。時期や手順について今一度全員で共有しておくことが大切です。また、工事の手配と契約を行い、工事を開始するのもおおよそこの時期が良いでしょう。

1ヵ月前

1ヵ月前には、原状回復工事を依頼します。また、社員の通勤経路の変更対応なども行いましょう。

移転当日

当日は荷造りなどの作業を手際よく行いましょう。荷物をすべて出したら、前事務所の片づけと引き渡しをして移転は完了です。その後は関係省庁への届け出を滞りなく行うのを忘れてはいけません。

移転後に必要な関係官庁の手続き

移転後にはさまざまな手続きが残っています。必要な手続きにはどのようなものがあるのでしょうか。ここでは主な手続きについて紹介します。　

法務局

本店であれば本店移転登記申請書、支店であれば支店移転登記申請書を法務局に提出する必要があります。申請書は、株式会社、有限会社、合同会社別に分けられているのでしっかり確認しましょう。

届出を行うのは移転前の管轄法務局です。本店移転登記申請書は移転から2週間以内、支店移転登記申請書は3週間以内に提出しましょう。

法改正の可能性があるため、最新の情報は法務局のサイトを参考にしてください。

税務署

税務署には、異動届出書を速やかに、給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出を移転から1ヵ月以内に、移転前の所轄税務署に提出しましょう。

都道府県税事務所

ここには、移転したあとに事業開始等申告書を提出します。提出は移転前、移転後両方の管轄税事務所で行うことが必要です。

社会保険事務所（年金事務所）

適用事業所所在地・名称変更（訂正）届を提出する必要があります。移転先が管轄地域内か管轄地域外かで手続きが異なるため、確認をとるのがおすすめです。提出は移転後5日以内に行いましょう。

管轄内の場合はこちらを参考に、管轄外の場合はこちらを参考に準備しましょう。

労働基準監督署

「労働保険名称、所在地等変更届」を提出します。一元適用事業と二元適用事業とでは提出先が異なるので注意が必要です。どちらも移転から10日以内に移転後の所在地の管轄へ提出しましょう。

二元適用事業の場合は、次で紹介する公共職業安定所に提出することもあるため、提出するときには注意が必要です。

公共職業安定所

雇用保険事業主事業所各種変更届の提出が必要です。移転したあと、10日以内に移転後の所在地の管轄所に提出しましょう。

消防署

防火対象物使用開始届出書を提出します。消防署に建物の安全性を指導してもらうために必要です。使用開始の7日前までに移転後の管轄の消防署に提出しましょう。

まとめ

今回は事務所移転のスケジュールや手順、手続きについて紹介しました。事務所の移転は企業にとって一大イベントです。これを機にオフィス家具や什器を新調して、心機一転するのも良いのではないでしょうか。

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