整理整頓ができない人に教えたい
オフィスの整理整頓のコツ

収納場所の整理整頓は、効率良くものを出し入れするうえで欠かせないことです。しかし、欠かせないことは理解しているものの、「苦手でうまくできない」という方も多いのではないでしょうか。

整理整頓はコツをつかむことで習慣化でき、作業のルーティーンとして自然にこなせるようになるものです。

今回は、整理整頓のコツや整理整頓ができない人の特徴と、整理された状態を維持するためのポイントについて紹介します。

整理整頓のコツとは

整理整頓は「整理」と「整頓」の両方を行うことです。

整理は、「いるもの」と「いらないもの」を決めて、いらないものを捨てることで、整頓は、必要なものを取り出しやすいように配置し、整えることをいいます。

整理できていても整頓していなければ出し入れが煩雑になり、反対に整頓できていても整理できていなければ、不要なものが収納スペースを圧迫する原因になるでしょう。

では、整理と整頓の両方を行うには、どのようなコツを意識すれば良いのでしょうか。オフィスの整理整頓のコツやスムーズに整理整頓を進めるための流れについて紹介します。

いますぐ使わないものの整理

整理整頓をはじめる際には、まず整理を行う必要があります。「そのうち使うだろう」と思っているものは、本当に必要なものかを判断したうえで、処分するものと保管するものとを分類しましょう。オフィスの整理整頓をする場合、現時点で必要なくても保管しておかなければならない書類などもあるので注意が必要です。

そして、管理しやすい場所に移動させ、収納することにより、必要なときにスムーズに使用できるようになります。

また、処分と保管の分類以外にも、整理整頓するものによっては他の方法もあります。

たとえば、オフィスで意外にスペースが必要になるもののひとつに、紙書類の保管場所が挙げられます。紙書類の場合、前述の通り、処分する書類と保管する書類を分ける作業だけでは、保管スペースにゆとりが出ないこともあるでしょう。

そのため、頻繁に使用しない書類や、いつか使用する可能性のある書類などは、電子化や外部倉庫などを活用して、オフィス内の収納そのものを減らすノウハウを活用することも効果的です。

長期保管しているものはすべて取り出して判断する

長期保管しているものの中には、不要なものが眠っていることが多くあります。そのため、ものを一度すべて取り出し、前述の通りにまた、いるものといらないものを分類しましょう。

一年以上使用していないものは今後使わないと判断して処分するなど、保管期間で判断するのも方法のひとつです。

分別作業を進めていくうちに判断にかかる時間が短くなり、スムーズに作業できるようになります。

オフィスであれば個人単位でもつ必要のないものは、オフィス全体の用具保管場所としてSUPPLY DOCK(サプライドック)を活用するのもおすすめです。

事務用品関連の保管に適したものや、デザイナーズオフィスに適したモデル、感染対策グッズの設置に適したものもあります。

収納用品はあとで買う

どこに何を収納すべきか計画を立てるまえに、収納用品を購入してしまうと、保管したいものではなく、収納に合わせて保管場所を決めなければならなくなるため、片づけや整理整頓がうまく進まず、モチベーションが低下する原因になるので注意しましょう。

整理整頓をスムーズに行なうためには、保管場所と保管方法に合わせて、収納用品をあとから購入するのがポイントです。

使う頻度で分けて整理する

処分するものと保管するものを分けたあとは、残った必要なものを、使う頻度に合わせて収納することが、整理整頓のコツです。

使用頻度が高いものは、出し入れしやすく定位置に戻しやすい場所に設置できる収納用品を活用しましょう。

たとえば、文房具類などの使用頻度の高いものと書類保管棚が一体になっているコクヨのFreeWagon(フリーワゴン)などがおすすめです。使用頻度の高いものを上段に置くことで取り出しやすく、扉がないので使用頻度が高いものの保管に適しています。

また、フリーアドレスを運用しているオフィスや、自宅のダイニングなどテレワークのたびにものを出し、片付けが必要になる場所であれば、持ち運びも可能なモバイルバッグmo・baco(モ・バコ)がおすすめです。

デスク上に置いても省スペースで乱雑に散らかることがなく、モバイル端末や充電コード、書類、ペンケースなどをまとめて持ち運ぶことができます。

収納用品には、ひと目で中に何が入っているのかわかるように、ラベルに記して貼っておくと良いでしょう。

整理整頓ができない人の特徴！

ここからは、整理整頓ができない人に共通する特徴を紹介します。もし、以下の特徴に当てはまっていても、整理整頓のコツを実践できれば、自然に整理整頓ができるようになっていくでしょう。

あとで片付ける

片付けを後回しにするのは、整理整頓が苦手な人に多い特徴です。

後回しにしないためには、一時的に入れる収納を用意するなどして、デスク上を乱雑にしないなどの工夫をすると良いでしょう。

また、用意した一時保管用のボックスが「いっぱいになったら捨てる」など、片付けるタイミングを決めて習慣化するのも効果的です。

捨てられない

ものが捨てられないのも、整理整頓できない人に多い特徴です。消耗品なら最後まで使い切るか、1年間使わなかったものは処分するなど、期間を決めて処分することを意識すると良いでしょう。

また、保管場所がわかりやすいように種類別にまとめたり、データ化して書類を減らしたりなど、保管場所や管理方法を検討するのもおすすめです。

整理整頓された状態を維持するには

整理整頓ができても、時間が経つと散らかってしまうというのは意外に多いものです。では、整理整頓した状態を維持する方法はあるのでしょうか。

散らかったものを一か所に集める

整理整頓した状態を維持するには、散らかったものを一か所に集めるなど、ものの散乱している範囲を限定する方法が効果的です。

散乱している範囲を狭くすることで「整理整頓された状態を維持できなかった」という印象にならず、成功体験を持続させることができます。

また、散らかる範囲が一か所になることで再度スムーズに整頓できるのもメリットです。

気になったら片付ける！

片付けなければならないものが増えるほど、片付けることが億劫になってしまいます。

そのため、片付けが苦にならず簡単にできることから着手し、隙間時間などをうまく活用してこまめに整頓することが大切です。

また、デスク周りの整理整頓であれば、KaTaSu(カタス)、Haco・biz(ハコ・ビズ)などのアイテムを使えばすっきりさせることができます。

また、デスクの整理整頓について詳しくはこちらの記事でも紹介していますので、ぜひチェックしてみてください。

デスクの整理整頓方法｜デスク整理を始める前に確認したいポイントや7つの整理術を紹介

まとめ

整理整頓において重要になるのは、整理と整頓をそれぞれ別の作業であると意識して、手近なところから少しずつ着手することです。

収納棚や収納ツールをうまく活用して整理整頓された状態を維持できれば、作業効率もアップするでしょう。