オフィスの防災対策と防災備蓄の基本ー管理・運用を楽にする防災アイテムも紹介

コクヨ名古屋ライブオフィス

災害はある日突然やってきます。社員全員がオフィスにいるときに発生するとは限りません。特に、働き方・働く場所・オフィスレイアウトが多様化し、従来の防災対策からのアップデートが必要になっています。

この記事では、オフィス防災の基礎知識や、管理・運用、レイアウトのポイント、役立つコクヨの防災アイテムなどをご紹介していきます。

3つのオフィス防災の課題と担当者の悩み

ここでは、オフィス防災でよくある課題と担当者の悩みを紹介します。
オフィス防災の課題は、おもに「①防災用品・備蓄品の準備」「②オフィスレイアウトの防災対策」「③災害発生後の行動計画」の3点に集約されます。
そして、各項目の具体的な課題として、下記のようなものがあげられます。

課題・悩みの背景には、計画的な準備・仕組みが不十分であることや継続的な運用の難しさなど、環境的な要素もあると言えます。

オフィス防災担当者に聞く、オフィス防災業務の悩み(コクヨ2021年調査)

2021年にコクヨが行った調査では、企業の防災担当者の99.4%は他の業務と防災担当を兼務し、66%は防災業務の割合が全体業務の2割以下と答えています。さらに防災業務の担当者は2～3年で交代することが多く、引継ぎが十分に行われないことも多いようです。

次の項目で、①～③それぞれの課題・担当者の悩みを紹介します。

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・これからのオフィス防災と防災備蓄　～総務・防災担当者が不在でも安心できる～

課題①防災用品や備蓄品の管理・運用、社員への周知が十分にできていない

整理・管理がされていないオフィス備蓄倉庫の様子

大地震や洪水など、全国的にニュースになるような大災害をきっかけに、防災対策を始めたり、対策の見直しを行ったりする企業は多くあります。しかしその大半は、中・長期にわたる継続運用まで見越した対策までは追いついていないというのが、リアルな現場の状態ではないでしょうか。

また、ある時点では万全だった取り組みも、オフィス環境や働き方の変化によって、実態に合わなくなっている場合があります。最近は、在宅勤務とオフィス勤務を組み合わせるハイブリッドワークの働き方を取り入れている企業が増え、防災用品や備蓄品を社員に周知することができていないなどの新たな悩みが出てきています。

課題②オフィス家具やオフィスレイアウトの災害対策が不安

災害時にオフィス内で想定される被害

大型地震の発生時には、普段使っている家具や什器が壊れたり倒れたりして、人を傷つける凶器になってしまうことがあります。

また、倒れた家具などが逃げ道をふさぎ、被害を増幅してしまう場合もあります。これを避けるためには、あらかじめ防災・避難基準を満たしたレイアウトにしておくことが必要です。

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・オフィス防災｜地震に強いオフィスの研究

課題③災害発生後の行動計画や必要な設備・用具が整っていない

災害発生時の安全確保・避難誘導のイメージ

オフィスの災害対策というと、「防災備品やレイアウトの工夫など事前の準備に意識が向きがち」、「災害発生時の行動計画までは着手されていない」という状況もよくあります。

有事の際にできるだけ被害を最小限に抑え、重要な業務の継続やすばやい復旧をはかるためには、オフィスの安全を確保するとともに、必要な情報の収集や検討、判断、情報発信のできる体制を整えておく必要があります。

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オフィス防災の基本となる３つのポイント

ここまで、オフィス防災においてよくある課題と、担当者の悩みを見てきました。それでは、これらの状況を改善するにはどうすればいいのでしょうか。
オフィス防災の課題を解決し、適切な対策を行うために必要な、3つの基本ポイントをご紹介します。

①オフィスの防災用品、備蓄品・オペレーションを確認

1つ目のポイントは、オフィスに必要な防災用品・備蓄品を揃えることです。

まずは、災害時に想定される被害を把握し、自社にどのような備品がどれだけ必要かチェックリストを作成したうえで、現状の在庫をチェックしましょう。保管や入れ替えなど運用計画の作成、有事に備えた社員への周知なども必要です。

＜目指す状態＞
①防災用品のうち、いつ・誰が・何を・どれくらい・どういう状況下で必要か、使用場面を具体的に把握している
②複数拠点ある場合は、全拠点の備蓄状況を把握できている

具体的な対策はこちら
オフィス用防災用品チェック(コクヨオフィス防災カタログ「ソナエル」)

②地震に強いオフィスレイアウト

2つめのポイントは、地震に強いオフィスレイアウトを作ることです。

大地震の際に想定される危険を理解したうえで、現状のオフィスの危険個所を洗い出し、災害時の安全に配慮したレイアウトにする必要があります。

レイアウトの見直しポイントの例

＜目指す状態＞
①有事の際でも社員を守れるオフィスづくり(レイアウトや施工)ができている
②防災用品の場所や使い方を、全社員が把握できている

具体的な対策はこちら
・地震に強いオフィスレイアウトの作り方(コクヨオフィス防災カタログ「ソナエル」)
・オフィス防災｜地震に強いオフィスの研究

③非常時の事業継続計画(BCP)を考慮したオフィス構築

3つめのポイントは、BCP(非常時の早期復旧や事業継続のための計画・Business Continuity Plan)を見据えたオフィスを構築することです。

災害発生時にBCPを適切に実行するためには、迅速な安全確保と正確な情報収集や情報発信のための体制構築が求められます。しかし、緊急時には事務局立ち上げのために災害用品を出してきたり、使い慣れないアイテムの組み立てや設置をしている余裕はないかもしれません。

スムーズで迅速な行動のために、通常時も非常時もどちらの状況にも活用できる「フェーズフリー」の視点を取り入れた家具やレイアウトを、オフィスに採用することも、選択の一つです。

デスクエリアを組み換え、災害本部に

＜目指す状態＞
①すぐに社内外の情報を収集・決断・発信できる場と仕組みが整備されている
②災害時、柔軟にレイアウトが変更できるオフィス計画になっている

具体的な対策はこちら
・事業継続に配慮したオフィスレイアウト(コクヨオフィス防災カタログ「ソナエル」)

オフィスの防災用品、備蓄品チェックと管理・運用の方法

ここからは、先にご紹介した3つのポイントに沿って、具体的な対策を進めるステップを解説していきます。
まずは、「オフィスの防災用品、備蓄品をチェック」についてです。

①オフィス防災用品チェックリストの作成

災害活動のフェーズと必要な防災用品の把握

緊急時に備えて災害用品や備蓄品を用意するには、災害発生時の時系列に沿って、各フェーズでどのような防災用品が必要になるかを把握する必要があります。

大地震の発生を想定した、一般的な対策や防災用品を各フェーズごとに紹介します。

1.地震発生前

災害発生後に備えて、社員が自律的かつスムーズに防災用品を利用できる仕組みの準備が必要です。
・備品の保管場所周知
・有事の際の役割分担
・防災知識の啓蒙活動など

2.地震発生直後

身の安全の確保や、脱出救急・応急手当に必要なものを揃えておきます。
・笛 ライト
・個人用防災セット
・ヘルメット
・救助用工具セット
・救急用品
・包帯・消毒液等

3.地震発生後数分～数時間

安全確認・情報収集・対策本部設置などのほか、社員の帰宅が困難な状況への備えも必要です。
・燃料
・帰宅支援セット
・発電機
・ラジオ、ワンセグTV
・トランシーバー
・メガホン
・ホワイトボード
・テント

4.地震発生後数時間～数日後

会社にとどまることを余儀なくされる社員や、地域住民の避難を受けいれる際に必要となる防災用品もあります。
・防寒具・毛布
・飲料水
・食料
・簡易トイレ
・衛生管理用品
・ゴム手袋・マスク等

②災害時のシチュエーション別、活動や対策のポイント

環境・状況の変化と食料のイメージ

災害発生時の状況と必要な備品について基本的なことを把握できたら、災害時のオフィスでどのようなことが起こるか、どのような備えが必要なのか、ポイントを押さえていきましょう。

食事

発災直後から長期の滞留生活まで、環境は大きく変化します。状況に合わせ、つくる手間や栄養などに配慮した献立を考えてから、食品を選びましょう。カロリーや栄養素の目標を知る、食べ残しの出にくい食品を選ぶ、味付けの工夫なども必要です。
＞＞詳しくはこちら：「食事」のポイント

保存水

水は物量が大きく、備蓄スペースや廃棄が問題になります。保存水は用途に合わせて選び、オフィス内で日常利用する水も活用することで、備蓄の負担を減らしましょう。
＞＞詳しくはこちら：「保存水」のポイント

トイレ用品

災害発生後の環境悪化を防ぐうえで、トイレ対策は非常に重要です。設置や利用が容易であることはもちろん、想定されるゴミの量や収集までの期間など、トイレを「運用する」視点から対策しましょう。
＞＞詳しくはこちら：「トイレ用品」のポイント

就寝・防寒

オフィスという場所を考慮しながら、暖かさはもちろんのこと、音やプライバシーにも配慮して、リビングスペースや就寝スペースを確保しましょう。
＞＞詳しくはこちら：「就寝・防寒」のポイント

衛生管理

ライフラインの停止が長時間続き、手洗いや歯磨きができなくなることも想定し、身体や口腔の衛生を保つ対策を考えましょう。嘔吐物の処理など、汚染対策も必要です。
＞＞詳しくはこちら：「衛生管理」のポイント

安全確保・避難誘導

最低限の安全確保として、頭部の保護とあかりの確保を行い、対策要員の装備など、目的に合わせて用意しましょう。
＞＞詳しくはこちら：「安全確保・避難誘導」

脱出救出・応急手当

落下物や倒壊物、閉じ込めなどからの救助や、負傷者への応急手当など、人命に直結する事象の対策を行いましょう。
＞＞詳しくはこちら：「脱出救出・応急手当」

環境整備

安全な環境を整えるため、危険箇所の明示と、あかりの確保を行います。昼と夜の環境のちがい、明るさの目安や、明かりが必要な箇所について把握し、必要な照明器具を用意しておきましょう。
＞＞詳しくはこちら：「環境整備」のポイント

③防災用品・備蓄品の運用計画

収納・管理しやすいコクヨの防災備蓄「パーツフィット」

防災用品や備蓄品を買いそろえていても、有事の際に使えなければ意味がありません。必要なときにすぐ取り出せるよう、保管場所の確保や什器の整備を行いましょう。

担当者不在でも社員がスムーズに必要なものを利用できるよう、保管場所を社員へ周知するのはもちろんのこと、個人備蓄セットをあらかじめ配布するなども有効です。

【関連記事】
・コクヨのオフィス防災グッズ、防災対策
・コクヨの防災用品「PARTS-FIT(パーツフィット)」

どのような物品をどれだけ用意するべきか、どのように保管・運用すべきかは、オフィスの立地やワーカーの人数、働き方などによっても異なります。コクヨでは、備品設置のプラン提案や、チェックリストの作成、入れ替え時期のお知らせサービスなども行っています。お気軽にご相談ください。

関連リンク
・コクヨお問合せ・ご相談

地震に強いオフィスレイアウトの作り方

次に、地震に強いオフィスレイアウトの作り方や、オフィス家具の安全対策について解説します。

想定される被害や危険個所を知る

災害時にオフィス内で想定される被害のイメージ

まずは、地震発生時にオフィス内でどのような被害が想定されるのかを知りましょう。

阪神淡路大震災において、死亡原因の8割は、建物の倒壊と家具の落下防止による圧死・窒息死だったと言われています。
以下は、地震時の家具の挙動と想定される危険の例です。

地震に強いオフィスをつくる、基本的な5つの対策と25のチェックリスト

コクヨは、振動発生時におけるオフィス家具の挙動についての研究を踏まえ、地震発生時の被害を最小限に抑え、さらに地震後の復旧スピードを高めるために「レイアウトの見直し」「家具の見直し」「家具の固定」「使い方の見直し」「防災ルール」という5つの対策を提案しています。

【関連記事】
・オフィス防災ラボ 地震に強いオフィスの研究

自社でこれらの対策ができているかどうか、以下のチェックリストで確認してみてください。対策のできていない点を改善することで、地震に強いオフィスを作ることができます。

事業継続(BCP)に配慮したオフィスを構築するヒント

BCPとは「Business Continuity Plan(ビジネス・コンティニュイティ・プラン)」の略で、自然災害などの緊急事態が発生した際に、企業がその被害を最小限に抑え、重要度の高い業務の継続または早期復旧をはかるための計画を指します。

ここでは、BCPに配慮したオフィスの構築に役立つ情報をご紹介します。

【関連記事】
・働き方用語辞典「BCP」
・働き方用語辞典 「フェーズフリー」

安全の確保と情報収集・連絡体制の準備

災害時の情報収集・連携のイメージ

事業継続のためには、まずは安全の確保が必要です。ここまで解説してきた「オフィスの防災用品、備蓄品チェック」「地震に強いオフィスレイアウト」について対策することが、安全の確保につながります。

ただし、災害は業務時間内に起こるとは限らないこと、働く場所が多様化していることもふまえ、迅速で柔軟な安否確認が必要となります。また自社の他拠点との連絡や、周辺インフラの状況把握、取引先や協力会社との連絡なども必要となるでしょう。

これらを適切に実施するためには、緊急対策本部をスムーズに設置し、必要な連絡手段が確保できるよう備えておく必要があります。

【関連記事】
・オフィス防災｜情報収集・連絡のポイント

スムーズな対策本部設置の例

有事の際、災害対策本部をオフィスのどこにどのように設置するのか、あらかじめ想定しておくとスムーズです。3つのケースをご紹介します。

デスクエリアを対策本部に

デスクエリア・執務席転用の例

個室が少なく、フリーアドレスなどを導入している職場に適しています。
通常のデスクエリアで、一部のデスクを動かして対策本部ブースを設置します。

あらかじめキャスター付きのデスクにしておくと便利です。また、デスクトップパネル(仕切り板)は外して、机上面を大きく確保できるようにします。

ミーティングスペースを対策本部に

ミーティングスペース転用の例

個室が少ない、固定席運用、執務席を他の用途に利用しにくいといった特徴のある職場に適しています。

ミーティングスペースのテーブルは、キャスター付きで、複数組合わせて広く使えるものにしておくと便利です。また、ホワイトボードやモニターなども可動タイプのものにしておくと、すぐに利用できます。

会議室を対策本部に

会議室の転用の例

遮音性を重視したい場合は、会議室などの個室を対策本部に利用するのがおすすめです。その際は、経営層や人事、総務、管理部門近くの個室を、あらかじめ対策本部に設定しておきましょう。

複数拠点とつなぐテレビ会議システムなど、対策室に必要な機器をすぐに設置できるよう、インフラを整備しておくことをお勧めします。

働き方の変化に合わせて防災対策をアップデート(役立つアイテム紹介)

企業の防災担当者へのアンケート調査(2021年2月・コクヨ)

企業が防災の取り組みを進める上で忘れてはならないのは、働き方の変化に合わせて防災対策をアップデートしていくことです。

2021年2月にコクヨが企業の防災担当者を対象に行った調査によると、43%の担当者が、防災業務の中での困り事として「働き方の変化にともなった防災備蓄の見直し」と答えています。

ここからは、オフィスの防災対策アップデートに役立つアイテムをご紹介していきます。

【関連記事】
・オフィス防災カタログ ソナエル

一目でわかる防災用品｜担当者不在でも迷わない！

これからの防災対策は、在宅勤務などで災害時に担当者が不在の場合にも混乱なく対応できるような運用が必要になります。また、管理・運用の手間を極力省くことも大切です。

収納・管理しやすいコクヨの防災備蓄「PARTS-FIT(パーツフィット)」

コクヨがご提案する防災備蓄セット「PARTS-FIT(パーツフィット)」は、オフィスのワゴンやキャビネットなど、社員にわかりやすい場所にコンパクトに配置できるよう、パッケージの寸法を規格化しています。

内容物がわかりやすいパッケージの表記

また、迷わず利用できるよう、備蓄の内容や数量が一目でわかる外装デザインを採用しています。

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・「PARTS-FIT(パーツフィット)」

食料・飲料水・寝具は「個人備蓄セット」で管理・運用をシンプルに

災害発生時すぐに必要となる備蓄品は、あらかじめ1人分がセットになったものを用意しておくと、配布の手間なくすぐに利用することができます。

パーツフィット個人備蓄セット1日分

コクヨの個人備蓄セット「PARTS-FIT(パーツフィット)」の「個人備蓄セット1日分」には、「東京都帰宅困難者在宅条例」や各種ガイドラインにて定められる備蓄品の1日分があらかじめセットされています。1人分を把握しやすいため、棚卸や追加購入、入れ替えも容易で、管理の手間を軽減することができます。

左：帰宅支援セット(スタンダード)、右：救急用品セット(30人タイプ)

フェーズフリー｜日常使いのものを災害時にも活用

BCPに配慮したオフィス構築においては、フェーズフリー家具の導入もおすすめです。

フェーズフリーとは、日常時と非常時の境界をなくす概念のことです。日常的に使用しやすく、非常時にも役立つという観点で備品などを選択することで、日常時・非常時双方の価値を高めることができます。

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・コクヨのフェーズフリー

エレベーター｜見落としがちな場所の安全対策も万全に

エレベーター用防災キャビネット「elecabi(エレキャビ)」

エレベーターは、地震などで緊急停止すると閉じ込めのリスクがある場所です。
オフィス内だけでなく、エレベーター内にも非常用の備蓄品を設置しておけば、万が一閉じ込められた際にも安心です。

コクヨの「elecabi(エレキャビ)」は、エレベーター内でも目立たずコンパクトに設置することができる防災キャビネットです。

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・「elecabi([エレキャビ)」

オフィスの防災対策はコクヨにご相談ください

オフィスの防災対策を実施・見直しするには、災害時にどのような被害が想定されるのかを知った上で、現状の対策や備品をチェックし、改善していくことが必要です。

災害対策は担当者だけの問題ではありません。災害発生時に担当者が不在でも、それぞれの社員が身体や生命の安全を確保し、必要な備蓄品を利用しながら、事業継続に向けて行動できるように環境を整えておく必要があります。

この記事では基本的な考え方をご紹介しましたが、オフィスの立地や想定される災害の種類、働く人の人数や働き方によって、必要な対策は異なってきます。コクヨでは防災用品の提供だけでなく、それぞれの職場に適した備蓄プランの作成や、災害に強いオフィス構築のサポートなども行っています。

オフィスの防災でお悩みの際は、ぜひご相談ください。