インフォーマルコミュニケーションが活性化するオフィスづくり

コクヨ名古屋ライブオフィス

テレワークと出社を取り入れた「ハイブリッドワーク」が広く浸透し、フリーアドレスやABWを取り入れるなど働く場も多様化しています。
働き方が柔軟になった一方で、社員が顔を合わせる機会は減少し、社内コミュニケーション面での悩みも明らかになってきました。

今回は、「インフォーマルコミュニケーションの活性化」をポイントに、オフィス空間や運用の工夫をご紹介します。
コクヨの長年のノウハウをまとめた、より詳しいダウンロード資料もご用意しています。ぜひご活用ください。

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インフォーマルコミュニケーションが活性化するオフィスづくり

インフォーマルコミュニケーションとは

コクヨ梅田ライブオフィス
カウンター「big counter(ビッグカウンター)」、ハイスツール「hang like(ハングライク)」

インフォーマルコミュニケーションとは、たまたま会ったついでに交わすちょっとした会話やコミュニケーションです。会議のようなフォーマルな会話ではなく、「最近どう？今何の仕事してるの？」といった世間話やカジュアルな内容が特徴です。

オフィスでは、業務に関係ない会話を私語や雑談としてタブー視する傾向もありますが、何気に会話に仕事のアイデアやヒントがあったり、人間関係を円滑にするなどのポジティブな効果も期待できます。

特に、リモートワークやハイブリッドワークで顔を合わせる機会や会話量自体が減っている今の時代では、これらのインフォーマルコミュニケーションも重要なコミュニケーション機会となります。

コミュニケーションを促すオフィスづくり

コクヨ名古屋オフィス
テーブル「Any Table(エニーテーブル)」、ソファ・スツール「Any sofa(エニーソファ)」、
チェアー「Any(エニー)」

では、オフィスでのインフォーマルコミュニケーションを活性化するには、どのような工夫が必要なのでしょうか？

インフォーマルコミュニケーションを促すポイントとして、何よりもカジュアルなコミュニケーションが取りやすい環境作りが大切です。

人が集まりやすいスペースを意図的に設けたり、会話のきっかけになるレイアウトを取り入れたり、定期的にイベントを企画するなど、社内の環境を整えることが重要になります。

執務エリアの工夫

執務エリアは黙々と仕事をするイメージがありますが、もともと過ごす時間も集まる人数も多い空間です。だからこそインフォーマルコミュニケーション作りに適した空間といえます。

フリーアドレス・グループアドレス制を導入

コクヨ梅田オフィス
テーブル「Region(リージョン)」、チェアー「ingLIFE(イングライフ)」

フリーアドレス制とは、座席を固定席にせず、オフィス内の好きな席を選び仕事をする座席運用の方法です。部署やグループ単位で座るエリアを決め、その中で自由に席を選ぶグループアドレス制もあります。

フリーアドレス制では周囲に座る人が毎回異なるため、普段顔を合わせない人とも接点を持つ可能性が高まります。結果として、インフォーマルコミュニケーションが発生しやすく、社内コミュニケーションの活性化が期待できます。

話しかけやすい形状の家具を設置

個人ワークで会話が少なくなりがちの執務エリアやワークラウンジには、配置するデスクの形状を工夫することで、気軽に話しかけやすい空間を作ることができます。

特におすすめなのが、三角形や多角形のテーブルの活用、ちょっと話したいときに座れるスツールの組み合わせです。

三角形のテーブルが特徴的なコクヨの「Franka(フランカ)」は、両隣や向かいと程よい距離感を保つことができます。両脇に余白があるため、通りがかりの人からも話しかけやすく、スツールを使ってのペアワークもしやすい形状です。

【関連記事】【コクヨ】ABW、フリーアドレスにも！おしゃれでおすすめスツール3選

三角形が特徴的なテーブル「Franka(フランカ)」
両隣や向かいと程よい距離感で話しやすく、スツールでペアワークもしやすい

コクヨ札幌ライブオフィス
テーブル「Franka(フランカ)」、チェアー「pallo(パロ)」

コクヨ札幌ライブオフィス
テーブル「Any Table(エニーテーブル)」、チェアー「Any(エニー)」、電源「エナジーポール」、
パネル「fore moving panenl (フォーレムービングパネル)」

共有エリアの工夫

エントランス・廊下・コピー機周辺・社内掲示板周辺・自販機周辺など、共用エリアは普段から人の流動が多い場所です。そこに社員が立ち止まったり、ちょっととどまれる工夫や仕掛けをすることで、インフォーマルコミュニケーションを誘発できます。

マグネットスペース

マグネットスペースとは、人が自然と引き寄せられて会話が生まれるスペースのことです。たとえば、社員が必ず利用するコピー機や調べ物をする資料エリア、休憩に訪れる自販機の前などもマグネットスペースといえます。

このような場所にテーブルやイスを用意しておくと、自然ととどまる時間が生まれ会話の機会が発生しやすい環境となります。

コクヨ梅田ライブオフィス
カウンター「big counter(ビッグカウンター)」、ハイスツール「hang like(ハングライク)」
さまざまな部署の人が利用する郵便物トレー近くにリフレッシュエリアを併設

仙台一番町ライブオフィス
テーブル「INITIA(イニシア)」、チェアー「Mycket(ミケット)」
資料コーナー前にテーブルを設置

カフェ、リフレッシュエリア

以前は、食堂や空き会議室を休憩に使うシーンを多く見かけましたが、生産性向上や過ごしやすい空間づくり等の観点で、社員がよりリラックスできる空間を構築するケースが増えています。

ソファやテーブルを設置するだけでなく、カフェやお菓子、本、雑誌などを備えてリフレッシュできるしかけをすることで、部門を超えた社員同士が出会い、雑談する環境を作ることができます。

コクヨ名古屋ライブオフィス
ソファ「METTI(メッティ)」、丸テーブル「CK-750」、ハイスツール「hang like(ハングライク)」、
カウンター「big counter(ビッグカウンター)」

コクヨ梅田ライブオフィス
カウンター「big counter(ビッグカウンター)」、ハイスツール「hang like(ハングライク)」、
シェルフ「wall shelf(ウォールシェルフ)」

デジタルサイネージの活用

コクヨ品川オフィスのデジタルサイネージ

デジタルサイネージをエレベーターホールやカフェエリアに設置し、社内のお知らせや情報発信ツールとして活用します。社内の情報や共通の話のネタを表示することで、その場に偶然居合わせた社員の雑談のきっかけを作ります。

マグネットスペースをつくる際は、コピーをする、ゴミを捨てに行く、ドリンクを買うなど、もともとある用事の動線上に作ることがポイントです。

【関連記事】「サイネージ導入でオフィスを活性化！注目の理由と効果を紹介」

ワークもイベントもできる多目的スペースの設置

ワークもイベントもできる自由度の高い空間があることで、イベントが企画しやすくなり社員の自発的な活動も活発になります。

部署間を超えた交流イベントや社員が顔を合わせる集まりを設けることで、インフォーマルコミュニケーションを促すことができます。

コクヨ品川オフィスでは、「COMMONS(コモンズ)」、「CORE(コア)」という2つの空間をインフォーマルコミュニケーションを促進するスペースとして設けています。

ともに平常時はワークラウンジとして使い、レイアウトを変えることでイベントやサークル活動、自発的な学びプログラムやセミナー会場として活用し、社員同士のコミュニケーションを促す工夫をしています。

コクヨ品川オフィス内「CORE(コア)」
巨大なスクリーンモニターがあり、イベントやセミナーにも耐える機能と
ソロワークも軽い打合せにも適した、ゆるやかにつながれる座席配置が特徴。
座席レイアウトはイベント内容や規模にあわせ自由に変更できる。

コクヨ品川オフィス内「COMMONS(コモンズ)」
カジュアルで広々とした空間が特徴のワークラウンジ。
イベント時に活用できるバーカウンターや大型スクリーンを備える。

資料ダウンロード・コクヨのオフィス見学

コクヨ名古屋ライブオフィス
テーブル「Any Table(エニーテーブル)」、ソファ・スツール「Any sofa(エニーソファ)」、
チェアー「Any(エニー)」

インフォーマルコミュニケーションを活性化するポイントをご紹介しました。さらに詳しい資料をダウンロードいただけますので、ぜひご活用ください。

また、コクヨではお客様のオフィスのお悩みに合わせた解決策のご提案を行っています。
全国のコクヨライブオフィスやショールームでは、ご紹介した工夫や家具を実際にご覧いただくこともできます。