サイネージ導入でオフィスを活性化！
注目の理由と効果を紹介

近年、オフィスサイネージの注目度が高まっていますが、オフィスサイネージとは何なのか、よくわからない人もいるのではないでしょうか。

そこで今回は、オフィスサイネージの概要やメリット、導入時のポイントを事例とともに解説します。

今注目のオフィスサイネージ

最近導入企業が増えてきているオフィスサイネージですが、そもそも「サイネージ」とは何なのでしょうか。サイネージの意味と注目されている背景について解説します。

そもそも「サイネージ」とは

サイネージとは、日本語でいう看板・標識などを指す言葉です。一般的に、「オフィスサイネージ」とは、オフィスという限定した空間で用いられる「デジタルサイネージ」で、画像や映像によって情報を発信する電子的な看板・標識を指します。

もともと、デジタルサイネージは商業施設などで宣伝・広告目的で使用されるのが一般的ですが、オフィスの受付や執務スペースなど、社内での情報共有や業務効率化のために活用する企業が増加しています。

オフィスサイネージ注目の背景

昨今、オフィスサイネージは、ウィズコロナ時代における、社内の情報発信・情報共有の円滑化のツールとして注目されています。

コロナ禍でリモートワークや分散出社などを導入する企業が増え、人々の働き方は大きく変わりました。少しずつオフィスに社員が戻りつつありますが、以前のように社員が一堂に会する機会は減り、情報を共有しづらくなっています。

そこで、メールを送信したり紙媒体を印刷・配布したりする手間をかけることなく、社員に情報を共有することができる、デジタルサイネージが注目されるようになりました。

デジタルサイネージが登場したばかりのころは、ディスプレイなどの設置費用や情報を配信するシステム費用なども高額でした。また、配信する情報なども、担当者がさがして編集しないとならないなどとても手間がかかっていました。

しかし、最近はディスプレイの価格もさがり、安価な配信システムやコンテンツ提供サービスなども増え、コストをかけることなく簡単にコンテンツを作れるようになってきました。このようにコストが抑えやすいことから、受付などでデジタルサイネージを手軽に利用する企業が増えてきました。

オフィスサイネージの概要

次に、オフィスサイネージの形態や、オフィスサイネージを導入するメリットといった基礎知識を紹介します。

オフィスサイネージ注目の背景

オフィスサイネージで用いるデジタルサイネージは、主に「スタンドアロン型」と「クラウド型」の2種類に分かれます。

スタンドアロン型はネット環境を整えなくても利用できるのがメリットです。記憶装置に入れたデータのみを映し出すため、同じ情報を繰り返し伝えたいときに向いています。

クラウド型は、配信したいコンテンツをクラウドに保存し、クラウドからコンテンツを配信するサービスとなります。そのためディスプレイが、インターネット環境に接続する必要があり、ネット環境が必要です。メリットは、クラウドにデータを入れるだけで簡単に情報を更新できることです。

配信したい内容や目的に応じて、うまく使い分けましょう。

オフィスサイネージの利用目的の分類

オフィスサイネージは、4つの利用目的に分類することができます。

①社内掲示板の代用

従来の掲示板機能の代替手段となります。繰り返し情報を流すことで、社員への意識づけをすることが可能です。また、他部署の活動なども知ることができ、社内のコミュニケーション活性化にもつながります。

②インナーブランディング向上の目的

音楽や動画などのさまざまなメディアで、自社のメッセージを社員に発信することができます。社員一人ひとりが自社に関心をもつことでインナーブランディングが浸透し、経営者意識の高い人材が増えるでしょう。

③デジタルの特長を活かした情報発信

BIツールなどをサイネージで操作したりして、その場でシミュレーションすることができます。リアルタイムで分析された必要な情報を手に入れることができるので、効率的な経営戦略や素早い意思決定が可能です。

④サインの代用

フロアのさまざまなサインの代用として使われます。時間ごとにサインの内容を変更することができるのも特徴です。画像を切り替えたり映像にしたりすることも可能なので、多くの情報をさまざまなパターンで発信することができます。

オフィスサイネージのメリット

オフィスサイネージを導入することには、以下のメリットがあります。

・繰り返し情報を流すことによって、社員の意識づけができる
社員が見える場所にオフィスサイネージを設置し、情報を何度も伝え続けることで、社内で伝えたい内容が、社員に浸透しやすくなります。経営理念やオフィスのルールなどを浸透させたい時にとても有効な手段となります。

・社内でPCに触れる機会がない従業員への情報共有が容易になる
PCに触れる機会がない/少ない社員にとって、受け取りにくい情報が存在します。オフィスサイネージを誰でも見られる場所に設置することによって、情報を発信することができます。

・リアルタイムで情報を発信できる
会議室の予約状況や売り上げ状況などの日々更新される情報を、社員に必要な情報をリアルタイムで発信することが可能です。

・印刷や配布、貼り替えの手間を削減できる
オフィスサイネージなら、ポスターとは異なり、印刷や張替え作業などの手間がかからないこともメリットです。

オフィスサイネージ導入のポイント

オフィスサイネージを効果的に運用するには、コンテンツを充実させることが重要です。社内で製作するのが難しい場合は、コンテンツ制作会社に委託するのも良いでしょう。

オフィスサイネージの目的は、社員に適切な情報を伝えることです。常に最新の情報を配信できるよう情報更新を徹底しましょう。

また、映像だけでは情報を見逃す社員が出るおそれがあるため、映像とともに音声や文字を効果的に使い情報共有するのがおすすめです。

コクヨが取り組むオフィスサイネージ

コクヨは、オフィス構築のご提案の際、オフィスサイネージ導入などのアドバイスもさせていただいております。実際に、コクヨのオフィス内で導入しているサイネージサービスをご紹介します。

活用①社内のフロア情報や位置情報をリアルタイムに発信

専用のシステムを使い、社員へのお知らせやオフィス来訪者に伝えたいフロアの情報、オウンドメディアのPRなどをデジタルサイネージで発信しています。エレベーター前やフロア入口などに設置するのはもちろん、社員に向けたリアルタイムなフロアマップとしても好評です。

活用②映像を活用したコンテンツ「しながわ日記(語り合いサイネージ)」

しながわ日記(語り合いサイネージ)は、社員の交流を目的としたサイネージです。

3名程度の社員にテーマに沿って語り合ってもらい、その内容を30秒のダイジェストにしてデジタルサイネージなどで発信することで、社員間の交流の活性化や、エンゲージメント向上が期待できます。

活用③社員の行動や業務を見える化

オフィス運用改善にも、サイネージを活用できます。社員が社内のどこで業務を行っているのかを見える化し、直面している課題や困りごとを把握したり、コミュニケーションを後押ししたりするのに役立ちます。

活用④インナーブランディング

フロア内の目立つ場所に設置し、会社のビジョンや社内インタビューなどさまざまな情報を配信し、社員に知っておいてほしいことを共有します。

まとめ

オフィスサイネージは、社員の働き方が大きく変化したウィズコロナ・アフターコロナ時代で、社内の情報共有の円滑化に役立つとして注目を浴びています。

最近はディスプレイなどの選択肢が増え、コストを抑えつつ気軽にデジタルサイネージを導入できるようになってきています。受付に来客向けのディスプレイを設置するなど、小さなものから導入してみてはいかがでしょうか。