働き方改革オフィスのつくり方（１）

生産性がさすもの

そもそも、「働き方改革」とは何を目的とした取り組みでしょうか。「残業時間の削減」という言葉が目標として掲げられると、ただ単に残業時間を短くすること自体が目的のように感じられますが、本来はオフィスワークの生産性を向上して効率的に働くことが目的で、その結果として残業時間が減る、ということなのです。 「働き方改革」を実現するオフィスとは、生産性を向上させるオフィスだと言い換えることができます。生産性とは、アウトプット（成果）をインプット（労働投入量）で割ったものなので、インプットのムダを省き、アウトプットを最大化すれば生産性が向上することになります。

つまり生産性を上げるためには、まずオフィスワークにおけるムダを省き、次にムダを省くことによって生み出されたインプットを活用して成果の質を高めていく、ということが求められます。

オフィスに求められる役割

では、次にオフィスワークにおける生産活動について考えてみましょう。オフィスワーカーにおけるアウトプット（成果）は、端的に言えば「情報」です。オフィスワークでは、入手した情報に対して何らかのアクションを行い、別の価値ある形に加工して発信する、という一連のプロセスの繰り返しです。官公庁のオフィスには、データや申請書、先進事例、あるいは聞き取り、相談記録のような形まで、さまざまな形で情報が入ってきます。職員はそれらの情報を分析したり、加工したり、処理したりというアクションを行い、政策の立案や行政サービスの提供といった形で発信します。この一連のプロセスにおいて、いかにムダを省いてスピードアップを行うか、そしてその結果を品質の向上に活かすことができるか、ということが「働き方改革」を実現するオフィスには求められます。

オフィスにおけるムダの削減

生産性向上のための最初のステップは、まずムダを省くことです。オフィスには、さまざまなムダがあります。例えば、デスクの上に積み上げられたファイルや書類の山。本当にそれはすべて必要なものでしょうか？そのデスクを使用している本人はどのあたりにどんな書類があるかを把握しているとしても、他の職員にはそこにどんな情報が眠っているのか知ることすらできません。共有されない情報は、ないのと同じです。また、形骸化した会議の開催は慢性的な会議室不足を引き起こしますが、本当にその会議は必要でしょうか？紙の資料は全員に配布する必要があるでしょうか？これらのムダは、すべて時間のムダにつながっています。また、これらのムダを省くことによって、書庫や会議スペースがスリム化され、デッドスペースがなくなります。