働きやすさを支える「オフィスカイゼン」〈後編〉

実際のオフィスカイゼン活動において、一色氏はいくつかのポイントを意識して取り組んでいるという。

「具体的には『わかりやすさ』と『美意識』ですね。例えば霞が関オフィスでは、ハサミやステープラー、定規などの文具を共用しているのですが、その共用文具がいつの間にかなくなってしまう、ということが多く、総務が常に補充をしなければならない状況でした。そこで考えたのが、平らなところに文具の形状（姿）をかたどった窪みをつけた『姿置き』用のマットです。窪みに文具をはめ込むように置いておくと、持ち出す人は自然と『使ったらもとに戻さなくちゃ』と意識するため、文具がなくなってしまう、ということが減りました。このカイゼンアイデアはコストもかからず簡単に始められるうえに、効果がすぐに現れるので、コクヨの多くのオフィスで導入しています」

出典：オフィスで実施している「姿置き」投影画像

また、「楽しさ」というエッセンスも重要だという。ワーカーに向けてオフィス空間や備品の使い方に対する啓発を行うにあたって、一色氏が危惧したのは「上から目線になりやすいこと」だった。

「『このような使い方はしないように』などと表示すると、高圧的な印象を与えやすいため、ワーカーが違和感をもってしまう可能性もあります。クスッと笑いながら自発的に行動を変えてくれるようなしくみをどうつくるかが、悩みどころでした」

思案した末に一色氏が考えたのが、動物のサイをキャラクター化したオリジナルシールを使うことだった。例えば、多目的に使えるラウンジコーナーで仕事をするワーカーに向けて、「ランチタイムになったら席を空けてくだサイ」というシールをテーブルに貼っておく。「サイくんからのお願い」というスタイルにすることで、ワーカーは反発を感じずに「ここでお弁当を食べる人がいるから、席を空けなきゃな」という気持ちになれるというわけだ。

「とはいえ、ワーカーが自ら席を空けてくれるようになるまでには１年以上かかっています。新しい使い方はすぐに浸透するものではないので、長い目で見ることも大切です」

これまでに委員会が行ってきたオフィスカイゼン活動による事例は、コクヨグループ全体で400あまり。その中には、一度はカイゼン案を実行したけれど問題が残り、再度カイゼンを行ったものもある。

例えば、シュレッダー周辺のカイゼン。シュレッダーの周りには裁断くずがいつの間にかたくさん落ちてしまう。この課題に対して、カイゼンマンは粘着シートつきのハンディローラーをシュレッダーの近くに置いて、気づいた人が掃除を行う仕組みをつくった。

「でもそうすると、粘着シートには裁断くずだけではなく、フロアに落ちている髪の毛も付着してしまうんです。粘着シートをはがす際、他人の髪の毛がついたシートに触るのは抵抗がありますよね。だからいつの間にか、掃除をする人がいなくなってしまいました」

一度は解決策を提供したものの、また課題が出てきたというわけだ。この状況を見たカイゼンマンは、知恵を絞った末、手ごろな価格のハンディ掃除機を見つけてシュレッダーの近くに置いてみた。「他人の髪の毛に触るのがイヤ」という状態が解消されたため、気づいたときに掃除をするワーカーが増えたそうだ。

「一度カイゼンしたものでも、何か見落としていることがあってオフィスカイゼン案がうまく機能しないケースもあります。例えば先ほど挙げたラウンジコーナーの使い方においても、はじめは『席を空けてください』と伝えるためのイエローカードをつくったのですが、『ベテラン社員にカードを渡すのは無理』という人が多かったため成功しませんでした。つまり『心理的抵抗』という要因を見逃していたわけです。『オフィス環境をよりよくしたい』という観点に立って、常に目配りをしていくことが大切です。ですから６年間委員会を続けていても、課題がなくなることはありません」

近年、フリーアドレスやテレワークが普及したり、部門横断型のプロジェクトが増えたりと、ICTの発展や社会情勢に伴ってオフィス環境も日々変化している。都度見直しをして、オフィスカイゼンを行っていくことが欠かせないようだ。