働き方用語辞典「仕組み化」

仕組み化

誰がいつ作業しても同じ結果が出せる、再現性ある方法を構築すること

「仕組み化」とは、業務や作業などを「自分ルール」で属人化せずに、いつ、誰が、どこで行っても同じ結果が再現できる状態をつくることを指します。

仕組み化することで、「その人にしかわからない」、「引継ぎ資料がない」、「重要な記録が残されていない」、「毎回対応や仕上がりが異なる」、「ムダな工程が多い」などといった困りごとを解決しながら、生産性を向上することができます。

仕組み化は具体的に、業務フローのマニュアル化やルール化、システム導入による自動化などが挙げられます。

■仕組み化の方法

• ・慣例で行っていた業務や作業を整理し、フローや管理方法などを見直す
• ・作業マニュアルを作ったり、資料化する
• ・導入後もフローの改善を続け、ブラッシュアップする

■仕組み化のメリット

• ・担当者不在でも、業務中断のリスクを避けることができる
• ・ミスやロスの原因が可視化され、改善や再発防止につながる
• ・成果や品質が均質化され、一定の水準を維持できる
• ・教育や引継ぎにかかる時間やコストを軽減できる
• ・業務が分散され、休暇が取りやすくなる

■仕組み化しやすい業務

＜仕組み化しやすい＞

・単純型業務
誰が担当しても同じ結果を出せる業務。
例：データ入力、決まった内容の問合せ回答、仕分け業務など

・選択型業務
一定のパターンの中から選択して取り組む業務。選択基準を決めることで仕組み化ができる。
例：見積書や請求書発行、テンプレートのある資料作成やマニュアル型接客など

＜仕組み化しにくい＞

・感覚型業務
経験や知識、特別な技術やスキルが必要な業務。
例：ライティング、デザインなどクリエイティブな業務、メディアリレーションなど対人スキル。

様々な業務がありますが、業務内容のうちの80％以上が「選択型」と「単純型」に当てはまり、仕組み化が可能である言われています。

仕組み化を取り入れた後は、フローやマニュアルを定期的にメンテナンスすることが大切です。実際に現場で働く社員の意見や職場環境の変化などを把握して改善することで、社員が働きやすい環境を作り、モチベーション向上につながるでしょう。