【オフィスのチカラ】オフィスカイゼン活動って大事なの?

オフィスカイゼン活動は、オフィスを使っているときに感じるちょっとした「使いにくさ」や「配慮したいマナー」など利用者目線の小さな課題を社員自らが見つけ、よりよいオフィスにするために自分たちで主体的に解決していく活動です。では、実際どれくらい実施されているのでしょうか。

自社が実施していると回答したうちの約9割の人が「重要」と回答

ワーカーに対する調査(※)によると、約4割の人は自社で実施済みと回答。そして、実施済みと答えた人のうち、約9割の方が「オフィスカイゼン活動は重要」と考えています。これは「実施していない」と回答したワーカーで「重要」と回答した方が約6割であることから、オフィスカイゼン活動は実際にやってみることで、その重要性の意識がより高まると考えられます。

※データ出典:コクヨSmallSurvey34「オフィスカイゼン活動に関する意識」コクヨ株式会社(2022.2実施)調査対象:社員数500人以上の民間企業に勤める総合職・エリア総合職ワーカー

カイゼン活動は誰がする？

では日々のカイゼン活動は誰が担うべきかという問いに対して、約8割の方が「社員ひとりひとり」と回答しています。しかし、継続の阻害要因として、オフィスカイセン活動を継続に行う上での課題については、「現業が忙しくて時間がつくれない」を筆頭に、「業務として評価してもらえない」、「自分がやるべきことではないと思っている」、「そもそもオフィスの活用効率を上げようという認識がない」、「やっても結局また元の状態に戻ってしまうと思う」が同程度の割合で並んでいます。

継続的な活動のポイントは、業務としての位置づけ明確化！

カイゼン活動は一回だけで終わらせず、状態の維持や継続的な取り組みが大切です。どうすれば社員手動の活動が続けられるのでしょうか？活動が定着しない要因は、①方法がわからず元の状態に戻ってしまう、②業務として評価されないため時間がない、この２つに分けられます。これらが重なることで、結果として活動意欲や意識が高まらないという状態が見えてきます。カイゼン活動の継続には、ワーカー主導の参加が不可欠です。自分事として実践していくために、呼びかけだけでなく、業務としての位置づけを明確にし、活動の優先度を上げやすい環境を整えることも重要な要素といえます。

コクヨでは、オフィスカイゼン委員会というサイトで、コクヨだけでなく、他社企業のオフィス改善活動も紹介しています。その中には、カイゼン活動を続けるコツなども取り上げていますので、ぜひ参考に確認ください。