田川市役所／たがわ情報センター

コロナ禍でウェブ会議が増加し、それに伴う執務環境課題が顕在化していた田川市役所。ウェブ会議による会議室予約の逼迫や情報セキュリティの解決策として、個室ブースWORKPOD FLEX<ワークポッド フレックス>を導入。

また市役所と同時期に、地域住民向けのIT拠点施設であるたがわ情報センターにおいて、企業誘致と地域の活性化を目的としたテレワーク環境の整備を計画。たがわ情報センター内情報プラザをテレワークスペースへ改修し、ミーティングスペースやブースチェア、ウェブ会議可能な個室ブース等が設置されました。

■田川市役所
コロナ禍を機に、国や県主催の職員向け会議・研修などがオンラインで開催されるようになり、市役所から遠隔で参加することが増えました。出張や長時間の外出にかかる移動時間を削減できるオンライン会議は非常に効率的だと感じるのですが、市役所では「場所」や「環境」の課題が生じました。具体的には市役所は古く会議室の数も限られるため、１人で参加するウェブ会議のために会議室予約に支障が出ることや、周囲への音漏れ、プライバシー対策などです。また改修や増築はコスト面で難しい状況でした。
今回、事務機械室を整理することで１人用のウェブ会議ブースを2台設置できたのですが、実際に使ってみて非常に便利だなと感じました。会議室予約状況の改善に加え、防音性が高いため機密性の高い会議や打合せでも安心して参加できるようになり、現在でも通常の会議室と同程度に活用されています。将来的には、住民向けのオンライン相談の際にこちらのブースを使うことも視野に入れています。

■たがわ情報センター
たがわ情報センターの情報プラザには、以前からテーブルやイスを設置していました。しかしテレワーク環境の整備による企業誘致を考えた際に空間の見直しが必要だと感じ、今回テレワークに適した空間機能を検討しました。こちらのテレワークスペースはWi-Fiを完備しており、予約不要・無料で利用でき、パソコンやタブレットも貸出が可能です。
田川市では、今年度末に予定しているオンライン申請の本格導入に向け、オンラインの行政サービスをより多くの市民に活用していただくために必要な施策に着手しています。例えばR４年５月からは、地域の携帯電話販売ショップと協力して、たがわ情報センターのテレワークスペースで高齢者向けのスマホ教室を開始しました。オンラインサービスの拡充と並行して、市民に対してデジタルデバイスの活用・普及促進を進めていくことは不可欠だと感じており、そうした際に今回整備したテレワークスペースを活用していければと思っています。