スケジュールを立てて、満足していませんか？

上司に相談する必要のあるタスクであれば、上司のスケジュールとの調整も必要です。タイムマネジメントを成功させるためには、チームで取り組むことが欠かせません。上司も含めチームメンバーの業務やスケジュールを可視化・共有化し、お互いがお互いの状況を把握できるようにすることが重要なのです。この取り組みを成功させるためのポイントが、チームにおける時間管理のルールづけです。たとえば、部下やチームメイトの相談を歓迎する時間帯は◎、急を要する案件のみOKの時間帯は△、自分の業務に集中したい時間帯は▲など印を決めておくとよいです。

特に子育てや介護などで時間的制約のあるメンバーがいる場合は、業務スケジュールだけでなくライフの予定も公開することをおすすめします。習い事のヨガや自己啓発のための勉強、異業種交流など、なんでもOKです。そうしたライフの予定も公開することで、時間的制約のないメンバーも仕事以外の時間の使い方を考えるようになり、「お互い様」の意識が芽生え、コミュニケーションが活発化した例もあります。

多くの企業を見てきて感じるのが、部下の時間の使い方や抱えている業務を把握していない上司がとても多いということです。そのような状態で部下に急な仕事を依頼していませんか？上司自身も抱え込まず、お互いにオープンにすることで、コミュニケーションもスムーズになるはずです。個人レベルでスケジュールを立てることも、それをチームで共有することもすべてはチームで仕事の成果を上げるためです。

最後に生産性の高いスケジュールを組み立てるために、参考にしていただきたい脳の仕組みをご紹介しましょう。まずは、脳の特性に合った時間の使い方にすることです。交感神経が優位になる午前中は、判断力や思考力が高まりやすいと言われています。ですから、意思決定が必要な会議や重要人物との商談、決裁などを入れるといいでしょう。一方、副交感神経が優位でリラックスしやすい午後はルーティンや軽い打ち合わせに向いています。夕方以降は、情報のインプットや明日の準備に当てましょう。