オンラインコミュニケーションのお作法〈上司編〉

緊急事態宣言下の４月、コクヨでは在宅勤務となった入社２～３年目の若手社員80名に、テレワーク中のコミュニケーションツールの利用状況についてアンケートを行いました。

すると、テレワーク中は従来のメールのほか、Google ChatやHangout、Google Meetといったコミュニケーションツールの使用件数が大幅に増えたことがわかりました。ただ、「それらのツールを自分は使いこなせるほうだと思うか」という質問に対しては、「とてもそう思う」「そう思う」と答えた人は約半数という結果に。オンラインツールを使ってはみたものの、その使い方に課題があるようです。

若手社員はオンラインツールが苦手?!

この問題の根底にあるのは、ツールに対する認識の世代間ギャップです。電話は相手の時間を一方的に奪うものであり、コミュニケーションの最終手段と考える人は多いと思いますが、若手社員から上司への電話は、上司が思う以上にハードルが高く、電話をする前にメールやチャットで連絡を取ろうとします。

反対に、これまで電話とメールでコミュニケーションをとってきた50代以上の上司にとって、チャットはあまり馴染みがないもの。そのため「上司への連絡は、まず電話だろう」といった固定観念をもつ人や、チャットに嫌悪感があり、若手社員に「なるべくチャットは使わないで」という人さえいます。

上司がこうしたタイプの場合、若手社員は上司に合わせるしかありません。そもそも上司と部下のコミュニケーションは情報を伝えたり、共有したりすることが目的。オンラインツールの使い分けでつまずいてしまうのは時間がもったいないですし、テレワークが増えた今、効率的なツールはどんどん取り入れたいもの。

上司もツールに対する情報や認識をアップデートし、新たなツールを積極的に使う姿勢が求められます。

こうした世代間ギャップを踏まえ、テレワーク中に円滑なコミュニケーションを図るには、まず部署やグループ内で、目的に応じツールを使い分ける運用ルールを決めることが重要です。

「添付ファイルが多い場合はメールで連絡をする」「急ぎの用件はチャットで伝える」など、大まかなルールを設定しましょう。以下の表を参考に、目的に応じツールを使い分けるルールを決めるといいでしょう。

上司から若手社員に指示・依頼メールを送るときは、最後に「わからないことがあれば、いつでも電話をください」といった一言を添え、電話をしやすい状況をつくることがポイント。

若手社員にとって、この一言があるかないかで、電話のしやすさが大きく変わってきます。在宅勤務が多くなると、上司の家庭の状況などを考慮して簡単に電話を入れると迷惑なのではないか......、と感じることも多くなったという声もありました。

「連絡は部下からするもの」という考えを捨て、上司から積極的に若手社員に連絡することも大切です。若手社員も上司への「報告・連絡・相談」が大切だとわかっているものの、上司の状況が見えないぶんタイミングを計れず、連絡ができないことも。

コミュニケーションツールは一方通行ではなく、上司と部下の双方向で活用するもの。特にテレワーク中は、テキストベースのやりとりが増えるため、お互いの状況や心情をつかみにくくなります。

そのため、チャットなどを使って「作業の進捗はどうですか？ 」「困っていることはありませんか？ 」など、オフィスで会話をするような少し軽めのトーンで、上司から若手社員に向けて状況を確認しましょう。

上司は部下からの情報を待つだけでなく、自分から情報をキャッチしていく、双方向のコミュニケーションを心がけましょう。

部下からの連絡には、短くてもいいのでタイムリーに返信しましょう。上司から返信がないと、部下はきちんと見てもらえているか不安になります。さらに、返事がないと次の作業の予定を立てにくいもの。

「データを受け取りました。のちほど確認します」「午後に確認するので、ほかの作業を進めてください」などメールで返信をするほか、時間がないときはチャットで「了解」と送ったり、絵文字やスタンプで返信したりしてもいいでしょう。

遠隔でのコミュニケーションが増えた今だからこそ、上司が「見ているよ」「確認しているよ」と合図を送ることで、若手社員の心理的安全性が高まります。

オフィスで共に仕事をする場合、若手社員は無意識のうちに目に入ってくる情報や、上司とのちょっとした会話で知見が広がり、学びの機会を得られます。

しかし、テレワーク中はそうした機会がなく、上司の状況や心情も見えにくいため不安が募ります。そのうえ、オンラインツールを使った遠隔コミュニケーションは、若手社員にとって対面以上に難しく、気を遣うもの。

積極的に上司から情報を発信し、若手社員が安心できる環境や雰囲気をつくることも、上司の大切な役割の一つといえます。

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