「ABW」の働き方、メリットは？
導入のポイントも押さえよう

コクヨコラム編集部
最終更新日：2024年1月24日

いま、ABW(Activity Based Working)という働き方に注目が集まっています。

ABWとは、業務内容やその時の気分に応じて、働く人自身が、働く時間と場所を選択できるワークスタイルのことを指します。働く場所はオフィスに限らず、自宅やコワーキングスペース、カフェなど、仕事ができる環境であれば場所を問いません。

新型コロナウイルス感染拡大による緊急事態宣言の発令によって、自宅でのテレワークが急速に広がり、多くのワーカーがオフィス以外での働き方を体験した現状において、ABWの導入が進んでいくと考えられます。

ABWの導入に当たって、そのメリットと、押さえておくべきポイントをご紹介します。

ABW導入のメリットとは？

ABWは、働く側から見ても経営者から見てもメリットの多い働き方です。

働く側からのメリットは、時間と場所が柔軟に変えられるので、ワークとライフのバランスがとりやすくなる点です。業務に最適な場所を自ら選択することで、作業効率が高まると考えられます。また、自分に合った仕事環境を選べることで仕事に対する満足度も上がり、ストレス軽減につながります。

経営者側からのメリットは、ワーカーの自律的な働き方を促進することによって、生産性の向上、長時間労働の是正が望める点です。また、自席のフリーアドレス化を行う場合は、ファシリティコストの削減も期待できます。

ABWのようなフレキシブルな働き方ができる企業は、柔軟な働き方を受け入れる風土があり、ワーカーそれぞれが重視する働き方を受け入れやすいため、多様な能力を持つ人材を確保しやすくなる点もメリットとして挙げられるでしょう。

働く側、経営側、双方にメリットの多い働き方ですが、すぐ採用できる働き方ではありません。次の項目から、上手に導入するためのポイントを整理、解説したいと思います。

ABW導入のポイント

①目的を整理する

ABW導入の目的は何かということをはじめに整理することでしょう。

ABWは、メリットとして挙げた「生産性の向上」「従業員の満足度の向上」「人材確保」を目的として導入されることが多いと思います。
はじめに自社の目的を挙げ、優先的な目的を明確化します。そして、その目的に沿った形で働き方やオフィスの見直しが進められるのか、具体的に検討を行い、 ABW導入の筋道を立てましょう。

また、ABWは、その企業の多くのワーカーにとって、メリットを感じられるものでなくてはなりません。ワーカーヒアリングなどを通じて、自社の今までの働き方の実態を把握し、社風を理解することも重要です。

②制度の整備

ABW導入に当たって、就業時間帯を選べるフレックスタイム制を導入したり、社外・自宅などで仕事を行うテレワークを導入したり、就業規則などの社内規定を見直す必要があります。

今の自社の働き方に関係するルールの整理をする必要があります。

社内制度・ルール例

・就業規則の改訂

・出社時の席の割り当て方法

・席の占有時間の上限

・スケジュールの共有方法

・PC／書類の保管・持出しルール

・コワーキングスペースの契約やサテライトオフィスの構築　など

ABWを採用し、オフィス内の座席運用にフリーアドレスを導入したものの、ついつい同じ席に座ってしまい、結局、固定席に近い状態に...というケースも少なくありません。くじ引きで席を決めたり、前日と同じ席には座らないという決まりを作ったりと、オリジナルのルールを作って固定した席に座らないような工夫をする必要があります。また、集中ブースや、打ち合わせスペースなどの埋まりやすい人気の席は、席を占有する上限時間を決めて、多くの人が使えるようにする工夫も必要です。出社時のオフィスの使い方については、いろいろな立場の利用者が公平感・納得感を得られる運用ルールを策定し、チェックする体制を整えましょう。

そして、ABWの実践には、働く場所のルールだけではなく、一緒に業務を行うメンバー間のスケジュールの共有も非常に重要です。働く時間も働く場所も個人の裁量になるABWでは、メンバー間で、各々がどこで何をしているのかを共有し、お互いの状況を確認できるようにすると、スムーズにコミュニケーションをとることができます。オンラインでスケジュールを共有する方法を検討する必要があります。

他にも、オフィス外の勤務地に関する取り決めなど、フリーアドレスやテレワークを導入する際と同様の制度の整備が必須です。

③ツールの必要性

ABW導入に際して、気軽にどこでも働くことを実現するためには、ノートパソコンや携帯電話などのICTツールをはじめ、場所にとらわれず働くためのツールを整えておく必要があります。

ツール検討項目例

・電話

・郵便物・配布物の取り扱い

・社内でのPC・個人資料の収納場所

・居場所の特定方法

・ペーパーレス化への対応

・文具類の共有方法 など

特に、出力した書類による社内申請やハンコの押印など、オフィスに出社していれば特に支障を感じない業務も、ABWの導入によってオフィス以外の場所での仕事が増えた時には非常に手間になります。ツールの検討によって出力や押印のためだけに出社するような非効率な出社を減らし、ストレスなくどこでも働くことが実現できるようにしましょう。

④定着のための意識改革

ABWを導入して、働く場所や制度、ツールがすべて整っても意図通りの働き方が行われないことがあります。

フリーアドレスになっているのに「いつも同じ席を占領している人がいる」という声があったり、「どこで働いても良いといわれても、部下が見えないので管理ができなくて困る。」などという声があれば、ABWがうまく機能していない可能性があります。

そういった場合には、ABWの制度を浸透させるだけではなく、ABWを受け入れる風土の醸成が必要です。ABW導入に当たっては、「何のためABWか」ということを社内に浸透させ、ワーカーに納得感を持たせるプロセスを重視しましょう。

企業風土を見つめなおすには

・アンケート・ヒアリング

・ワークショップ

・トップメッセージ

・社内PR

・インナーブランディング

・イベント

・入居後調査

などを行うことで、よりスムーズなABW導入を目指しましょう。

今回はABW導入のポイントを整理しました。大がかりな導入についてはハードルが高い企業の方も、オフィスに少しの空きスペースがあれば、集中ブースを設けてみたり、リラックスチェアーを置いてみる、カフェコーナーを設ける、など、気分転換できる場所をオフィス内に設けることから始めてはいかがでしょうか？

新しい働き方「ABW」について、考えるきっかけになればと思います。

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ABWな働き方を実践している企業に、コクヨがインタビューさせていただきました。
以下より記事をご覧いただけます。ぜひ併せてダウンロードください。