会議が始まらない、終わらない...そんなとき進行役は何をする!?

前回は、会議を時間通りに終わらせるために必要な「結論を出す技術」と「時間をコントロールする技術」をお伝えしましたが、そもそも会議が時間通りに始まらない...という悩みもよく聞きます。いくら事前に「時間厳守！」と伝えておいても、遅れてくる人は遅れてきます。

ではどうすれば時間通りに会議を始められるようになるかというと、そこにはちょっとしたコツがあります。まずやってほしいことは、「自分が進行役を務める会議は、遅刻者がいても時間通りに始めること」。そして、「他の人が開催する会議にも遅れずに行くこと」。この２点を徹底してください。そうすれば周囲の人はあなたのことを「時間に厳しい人だ」と思うでしょう。ここがポイントです。

会議に遅れてくる人も、お客さんとの約束は時間どおりに行くでしょう。ところが社内の会議だと遅れてくるわけです。そこには甘えの意識があります。同時に「どうせ時間通りに始まらないのだから、少しくらい遅れて行ってもいいだろう」と思っているものです。

ところが、あなたが時間に厳しい人だと思わせれば、メンバーは次第に時間通りに来るようになります。具体的にはこのようにしてください。自分が進行役を務める会議では、定刻になったら、「時間になりましたので、会議を始めたいと思います」と宣言します。数名遅れていても、「まだ来ていない人がいますが、始めましょうか」と始めてしまいましょう。スマホなどで定刻になったらピピッと音が鳴るように、セットしておくのも手です。こうした対応を数回するうちに、大半の人は時間通りに来るようになります。

もし役員や部長などの決裁者が遅れている場合でも、「定刻になりましたが、○○部長が来られていません。５分ほど待って来られないようでしたら議題の順番を変えて、○○部長がいなくても議論できる内容から始めましょう」と言えばいいのです。

いくら時間のコントロールに努めても、議題が多かったり複雑だったりすると、会議を時間通りに終わらせられないこともあるでしょう。そんなときにとり得る手段は、3つしかありません。

　解決策１：残りの議題を短い時間で済ませる

　解決策２：議題を減らし、残りを次回に持ち越す

　解決策３：会議の時間を延長する

会議が時間内に終わりそうにないとわかった時点で、進行役は参加者にどの手段をとるのかを確認し、調整します。終了間際になって「延長しましょう」と言うと、参加者の中には困る人もいるはずです。早めに「このペースだと時間通りに終わりませんね。どうしましょうか？」と明るい口調で投げかけましょう。また、時間を延長する場合は、どれくらい延長するのかを決めておいたほうがいいでしょう。そうしないと、会議はダラダラと続いてしまいますし、参加者のモチベーションも下がってしまいます。

時間オーバーのよくある原因に、「1議題あたりの時間」についての勘違いがあります。とくに、報告が中心の定例会議では注意が必要です。例えば60分の会議で、6人の報告者がいるとすれば「1人10分ね」と気軽に言ってしまいがちですが、これでは報告者が入れ替える時間が配慮されていません。また、報告者は自分が10分間話しても良いと思うかもしれません。「1議題あたりの時間」には質疑応答や発表者の入れ替わりの時間も含まれているはずです。例えば「説明5分、質疑応答3分、入れ替え2分でいきましょう」というように、進行役が時間の使い方を明示し、コントロールしましょう。

発表者に時間の感覚をつかんでもらうために、1人目の発表者が終わったときに、「今の発表で、約12分でした。2分ほど超過していますので、次の方からはもう少しスピードアップでお願いします」などと注意喚起をするのもいいでしょう。ただし、1人目の発表者を責めるような口調にならないよう、明るい感じで伝えることを忘れずに。進行役の姿勢が真摯であれば、参加者も協力して時間を守ろうとしてくれるはずです。