テレワーク時代の仕事の生産性アップには
電子ファイリングの活用を！

A：前述したように、ファイルが増えることは悪ではありません。どんどん変更・修正・更新してファイルを増やしていくことが、価値を生み出す仕事につながります。

「ファイルが増えて困る」という発想から、「ファイルは増えて当然なので、検索しやすいように管理する」という発想に転換し、ファイル名のつけ方を工夫することでデータを管理しやすくし、さらに柔軟に活用していくために探し方のスキルを上げて素早く見つけられるようにしましょう。

例えば、議事録のように日付違いで増えていくものは「日付_議事録_〇〇案件ブレスト」のように中身を示すキーワードをファイル名に入れたり、提案資料は「日付_△△㈱様提案資料_見積更新」と簡単な変更内容を追記したりすると、ファイルを開かなくても中身を予測できます。また、一日に何度もファイルを更新する場合は、先頭に日付を、末尾にリビジョン番号をつけて管理しましょう。

いずれにしてもタイトルのつけ方をルール化し、それに則したファイル名をつけることが重要です。そのほか、変更回数が多い場合は、いつ・何をしたのかエクセルなどに簡単に入力し、自分にも相手にもわかるようリスト化するのもいいでしょう。




A：ファイル名のつけ方をルール化するのは、時短や業務の効率化が目的。時間をかけて、ほとんど使わないデータをリネームすることは効率が悪く、優先順位が高い作業ではありません。過去データは一つのフォルダにまとめておけばOK。効率化を図り、生産性を上げるには、"やらないこと"を決める勇気も必要です。



A：膨大なデータをリネームすることは、非効率です。画像データは、撮影日と撮影場所を入れたフォルダにまとめておけば簡単に検索できます。非効率な作業は行わないのが基本です。



A：ファイル名は多少長くても、中身を特定できるキーワードをつけることをオススメします。そうすることで、末尾の項番が見えなくても中身を予測できます。また、ファイル名の頭に作成日を付けておけば、ソートをかけることで日付順に並び変えることができるので見つけやすくなります。

もちろんファイル名は長ければいいとうわけではありません。ただ、短くしすぎることで、作成した本人すら中身がわからなくなり、ダブルクリックして開かないと探せない、という状では本末転倒です。

また、PowerPointやWordであれば、フォーマット（台紙）範囲外のスペースに、オブジェクトやテキストボックスを挿入し、メモや気づき、to doリストなどを記入しておくと検索したときに見つけやすくなります。しかも、プリントアウトしても印刷されないのでオススメです。
こうしたルールやポイントを押さえつつ電子ファイリングを行うことは、在宅勤務が増え、電子データだけで仕事をする割合が多い今こそ必要不可欠です。ファイルが増えることを恐れず、むしろ積極的に更新して電子ファイリングを工夫することで、個人やチームのナレッジが蓄積されると同時に、さらなる効率化を実現できます。その結果、創造的で価値ある仕事を生み出すことができるのです。

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