テレワーク時代の仕事の生産性アップには
電子ファイリングの活用を！

紙と比較した優位性

電子ファイリングのメリットの四つめは、電子ファイルには紙の資料と比べて圧倒的な優位性があることです。それは、「複製・削除が簡単」「編集・再利用が簡単」「共有が簡単」という３つの特性です。

「場所を選ばず働く」ということが当たり前になりつつある今だからこそ、素早く・タイムリーに、電子ファイルをガンガン複製し、ドンドン編集・再利用し、バンバン流通させることが仕事の質を高め、自分自身はもちろん、一緒に仕事をするチーム内での情報・ナレッジの交流となり、ひいては会社の財産になっていきます。そのためにも電子ファイリングでしっかり情報を管理し、効果的に運用してくことが求められるのです。

電子ファイリングを
効果的に進めるポイントは？

電子ファイリングを実践するには、３つのポイントがあります。

①クリアデスクトップ画面を心がける
②ファイル名やフォルダ名のつけ方を考える
③フォルダ体系を見直す

①クリアデスクトップ画面を心がける

デスクトップ画面に、多数のフォルダやデータが混在していませんか？　「よく使うから」「重要だから」「すぐ開きたいから」などの理由から、デスクトップ上に並べている人が多いですが、あれもこれもと取捨選択できなくなり画面がデータでいっぱいに......。結果、必要なデータが探せない、誤って捨ててしまうということもあります。

また、デスクトップ保存のみでサーバーに保存していないと他の人とデータの共有ができないため、不測の事態で誰かに仕事を頼みたい場合に支援してもらえない、万が一パソコンが故障した際にすべてのデータがなくなる、といった最悪の事態も起こりえるのです。

こうした事態を避けるためにも、デスクトップ画面は常に整理してきれいな状態を保ちましょう。オススメの方法は、一日の業務の最後に必ずサーバーなどの格納すべきフォルダにデータを格納してからパソコンの電源を落とす習慣をつくること。こうすると、クリアデスクトップ画面を維持でき、データの検索性が上がるうえ、自分の中で情報整理ができてさらなる生産性の向上につながります。

②ファイル名やフォルダ名のつけ方を考える

タイトル名のつけ方をルール化することも、電子ファイリングのコツの１つです。

ファイル名には日付をつけること。そして「日付は先頭・末尾のどちらにつけるのか」「８桁・６桁のどちらにするのか」「議事録などの日付は開催日・データの作成日のどちらにするのか」など、同じデータを扱うチームや部署内で、誰もが迷うことなく行動できるルールをつくりましょう。日付とタイトルの間は「アンダーバー（半角）」でつなぐことをオススメします。


フォルダ名は、先頭に「10」「20」など２桁の番号をつけておくと、後から二つのフォルダの間に「11」などのフォルダを追加できるうえ、先頭数字をキーボードに打つと、その数字のフォルダが選択され、Enterキーですぐ開けるので便利です。