会議はその目的によって、進め方がまったく違う

「皆さんが参加されている会議ってどのようなものが多いですか？」と聞くと、『営業会議』『部門長会議』『移転プロジェクト会議』など、部門名や役職名、タスク名などからついた名前の会議が多いと思いますが、「その会議の目的はなんですか？」と再び聞いてみると、「はてなんだっけ？」と首をかしげることがよくあります。あらためて振り返ると、目的があいまいなまま行われる会議のなんと多いことでしょう！

「会議の目的はなんだろう？」、このことはぜひ意識するべきです。では、会議の目的にはどのようなものがあるのでしょうか。大きく２つに分類することができます。

『創造会議』は一般に『ディスカッション』ともいわれ、主にアイデアを出しあうことを目的とした『企画会議』や、課題を解決するための『問題解決会議』などがそれにあたります。会議の場でひとつでも多くのアイデアを出し、そこから『結論』へと絞り込んでいく行程が必要となるため、どうしても時間がかかります。

一方『定形会議』は、いわゆる『ホウレンソウ（報告・連絡・相談）』的な『連絡会議・報告会議』、役割分担や日程を決める『調整会議』、値段や取引条件を決める『交渉会議』などがあります。役員会議などの『意思決定会議』も、あまり創造性を伴わないため、定形会議に分類します（意思決定会議は別にわけて３種類で説明することもありますが、ここではシンプルに２つに分けて説明します）。

この２つの会議『創造会議』と『定型会議』を有意義に進めるには、まったく異なるテクニックが必要です。『創造会議』はアイデアの質が求められますが、『定型会議』では効率的な進行が求められます。したがって、進行役が「今、なんの目的で会議を行っているのか」を見失うと、うまく進められなくなってしまいます。

会議の進行で難しいのは、１つの会議の中で『創造会議』と『定形会議』がごちゃまぜに混じってしまったときなのです。ここでは、進行が滞ってしまった会議の一例を見てみましょう。

営業部門の数字を確認しあう場である報告会議で、ある営業マンから「お客様から商品のクレームを再三受けていてどうしたらいいでしょうか？」という発言があったとします。もともとの報告会議は、『定形会議』です。そこにクレーム対応、すなわち問題解決を必要とする『創造会議』の議題が提示されたわけです。参加者は、「あれ、そんなクレーム問題を議論したら、長くなって終わらないなあ。自分の報告時間がとれなくなったらまずいので、ひとまずこの場は黙っておこうか」と思うかもしれません。結果、誰からも発言が出ない、シーンとした会議になってしまうでしょう。

つまり会議の進行役は、『創造会議』の場なのか、『定形会議』の場なのかを、参加者にしっかりと認識させて進める必要があるわけです。この場合、『定形会議』を『創造会議』に切り替えるかの判断が必要です。『創造会議』に切り替える場合は「いつもの報告は後回しにして、ここからはクレーム対策についてアイデアをだそう」と言うべきですし、逆に『定形会議』を継続する場合は「今は報告のための時間なので、あとであらためてクレーム問題について時間をとろう」と言うべきです。

まずは会議の目的が何であるかを確認し、この場が『創造会議』であるのか、もしくは『定形会議』であるのかを認識することが大切です。今この場で重きを置くべきテーマはどこにあるかを見極め、じっくり時間をかけて行う『創造会議』と、確認作業が主となる『定形会議』の切り替えを行うことで、有意義な会議へと導くことができるはずです。