割り込み仕事は厳選・凝縮して取り組む

頼まれた仕事を３つのポイントから確認し、引き受けることに決めたら、その仕事を自分のスケジュールに組み込みます。その際にはまず、タスクを細かく分解することから始めましょう。

例えば「報告書の作成」を引き受けるなら、「関係者へのヒアリング」や「書式の決定」、「文章作成」などの細かい要素に分解するわけです。分解の仕方は、連載第３回の「仕事は細かく分けて取り組む」を参考にしてください。

分解が終わったら、それぞれの要素を１日ごとのスケジュールに組み込んでいきます。このとき気をつけたいのは、自分の仕事を列記したToDoリストの中に割り込み仕事を紛れ込ませないことです。自分の仕事と割り込み仕事が混在していると、自分の中で優先順位があいまいになりやすいからです。初めから列記するのではなく、まずは図のように併記してから、１日のスケジュールのどこに割り込み仕事を滑り込ませるかを判断しましょう。スマホのアプリを使ってToDoリストをつくっている人も、文字色を変えるなど工夫して、割り込み仕事を区別してください。

最後に、割り込み仕事の定義について補足説明をしておきます。今回は「割り込み仕事＝急に頼まれた仕事」という観点で説明してきましたが、実は必ずしもそれだけではありません。仕事を進める中で「この作業をやっておいた方がいいかもしれない」と考えたことも、割り込み仕事の一環だと私は考えます。

自分の思いつきはすぐ実行したくなりますが、この場合も他人からの頼まれ事と同じように、３つのポイントから仕事の内容を確認してみましょう。立ち止まってセルフチェックすることで、「この思いつき仕事を本当に今、自分がやることにメリットがあるか」を冷静に判断でき、効率的な仕事が実現します。