オンライン会議を円滑に進めるファシリテーションテクニックとは？

チームワークマネジメント：
「聴いているよ」というサインをおくる

オンライン会議では対面以上に、アイスブレイクでいかに場の空気を温めるかが、その後の会議を盛り上げるポイントとなります。何の会話もなく、いきなり「では、お時間になりましたので始めましょう」と会議をスタートさせるのではなく、最初の１～２分でいいので、ちょっとした雑談を交わしてから本題に入ると、参加者がリラックスでき、場の空気がなごみます。

そして、会議が始まったら、ファシリテーターは"聴き上手"に徹し、あいづちやうなずきで、発言者に「聴いているよ」という姿勢を見せることが重要です。

オンラインの場合は、「いつもより大きくうなずく」ことを意識しましょう。対面の会議であれば相手に伝わるうなずきでも、オンラインの場合は画面に映る一人ひとりの顔が小さく、相手に動きが伝わりづらくなるからです。

また、発言者以外はミュート（音声オフ）にする企業もありますが、発言者にとっては、相手から何の反応もない状態は、どこか寂しさを感じるもの。できればファシリテーターやグループのリーダーなど、１～２名は常にミュートを解除してあいづちを打つと、参加者が発言しやすい空気が生まれます。

アイデアマネジメント：
褒めて発言を促す

カメラがオンの場合でも、オンライン会議では相手の表情がわかりづらいので、ファシリテーターは、あいづちやうなずきで「聴いているよ」というサインを少しオーバーに表現することが重要ですが、カメラがオフの場合は相手の表情やうなずきがまったく見えないため、発言者は、より発言しにくくなります。

そのため、誰かが発言した後は、「それはいいアイデアですね」「なるほど、その観点は自分にはなかったのでヒントになりました」など、発言者を褒めるよう心がけましょう。すると、発言者が「こう発言すればいいんだ」と安心すると同時に、他の参加者の発言を引き出す呼び水にもなります。


ただし、この褒め言葉かけるときに少し注意したいポイントがあります。それは「一拍おく」ことです。通信速度の差などから、発言者の声と重なってしまうケースもあるようですので、ファシリテーターは、早く褒めなきゃ......、と焦らず、一拍おいてから褒めるようにしましょう。


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アイデアマネジメント：
参加者の声から気持ちを察する

オンライン会議ではファシリテーターの言葉が場の空気を左右し、発言のしやすさやアイデア発想に影響します。特にカメラオフのときは参加者の顔が見えず、反応がわからないぶん、自分の声のトーンや大きさを意識しながら、言葉をうまく使って参加者に働きかけ、発言を引き出しましょう。

同時に、ファシリテーターは参加者の声のトーンにも意識を向け、「もっと言いたいことがありそうだな」など、声から参加者の気持ちや状況を察知することが求められます。また、全員がカメラオフの場合は、「いいね」ボタンなどのツールを活用し、発言者に「聴いているよ」と伝える工夫をするといいでしょう。

アイデアマネジメント：
質問を投げかけて会話のキッカケをつくる

オンライン会議の機会が増えてきたとはいえ、初対面の人やまだ関係性がつくれていない人とのオンライン会議では、緊張して言いたいことがほとんど言えない場合も。これを防ぐには、ファシリテーターが発言者に質問を投げかけ、言いたいことをうまく引き出すよう意識しましょう。

ファシリテーターから会話のキャッチボールをはじめて議論を進めていくことも、ファシリテーターの大切な役割の一つです。さらに、カメラオンなら、ファシリテーターはこまめに全員の表情をチェックし、「発言したい」と思っていそうな人を指名することも大切です。

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このように、ファシリテーターが自分の役割を認識しつつ、オンライン会議ならではのメリットを上手に活用することで会議を活性化でき、生産性の高いオンライン会議へと導くことができます。