「ファイリング」で「働き方改革」

「ファイリング（Filing）」は日本語に直訳すると「書類整理」ですが、近年は紙の書類だけでなく、電子データもファイリングの対象となっています。紙の資料は、慎重に扱わないと情報漏洩など企業の存続に関わる事故が起きる場合があります。また電子データも、ルールを決めて共有しないと、それぞれが同じ資料を一から作成したり、古いデータを最新のものだと勘違いして作業を進めてしまったりする時間や労力のムダが発生しがちです。ファイリングは単なる「片づけ」でなく、ビジネスの要になるさまざまな「『情報』を適切に取り扱うこと」、という認識をまず持ってください。

ファイリングを行ううえで大切なのは、書類や電子データなどの情報を作成してから捨てるまでの『ドキュメントライフサイクル』という考え方です。情報のライフサイクルは、「作成→保管→保存→廃棄」という流れで説明できます。

「保管」は、業務でひんぱんに使う情報を手が届きやすいところで管理すること。複数のスタッフで共有できるよう、書類ならキャビネット、電子データなら共有サーバに入れておくのが一般的です。

「保存」は保管よりは活用頻度が低い書類をとっておくことです。普段は使わないので、保存の場所は保存庫や書庫、外部の保存業者など。電子データならアーカイブ化します。そして、保存期限が過ぎたら適切に廃棄することが重要です。不要な情報を無期限に保存しておくと、保存にかかる費用やスペースの継続的な確保など、必要のないコストをかけることになり非効率だからです。さらに、情報漏洩のリスクも見逃せません。「作成→保管→保存→廃棄」というサイクルを滞らせずに情報管理を行っていくことが大切なのです。

ファイリングを行うことで、大きく分けて４つの効果が期待できます。

限られた時間のなかで仕事の効率を上げていくためには、仕事の基盤となる情報をしっかり管理していくことが重要になります。例えば資料を作成するときに、これまでに社内のスタッフがつくった書類が適切に管理されていれば、すぐに取り出して参考にすることができます。一からつくる必要がないので効率的なうえ、ベースとなる内容に新しい情報をプラスする形でクオリティー向上にもつながります。

情報漏洩は電子データの流出によって起こるイメージをお持ちの方もいますが、実際には紙媒体からの漏洩が約６割といわれています。原因別の件数をみると、人的ミスが９割です。電子データと違ってアクセス制限などをかけて適切かつ安全に管理を行うのが難しいことも、漏洩が起こりやすい一因となっています。逆に考えると、慎重に管理や廃棄を行い人的ミスを防ぐことができれば、情報を守ることができるのです。

近年は、紙ベースの資料をできるだけ削減し、電子データに置き換えていく「ペーパーレスワークスタイル」が主流になってきています。ペーパーレスワークスタイルを実現することで、資料を電子データの形で共有できたり、書類が近くになくても働ける環境が実現します。つまり、在宅勤務などのテレワークのほか、オフィス内でも自分の席から集中コーナーへ移動して仕事をするなど、紙に縛られずにより自由な働き方が可能になるわけです。

保存期限を過ぎた書類を廃棄したり、収納に工夫を加えたりすることで、同じ広さのスペースでも付加価値を高めることができます。例えばあるお客さまは、両袖机にいっぱいの書類をお持ちでしたが、ほとんどの書類の内容を把握なさっていない状態でした。そこで、ドキュメントライフサイクルに従って見直しをお勧めし、多くの書類を廃棄。その結果、コンパクトなデスクでお仕事をするようになり、空いたスペースに打ち合わせコーナーをつくることができました。