会議の生産性を高めて、働き方改革！

まずは、会議における生産性とは何かについて、考えていきましょう。生産性が悪い会議というのはどのような会議なのかをワーカーの方々に尋ねると、次のような問題点がよく挙がります。

・誰が来るのか不明

・決定する人が来ない

・事前の情報がない

・目的や議題が曖昧

・役割が不明

・進め方が見えない

・意見が出ない

・意見が散漫、ズレる

・同じ話がくり返される

・否定的意見が多い

・優先順位をつけられない

・まとまらない

・声の大きい人が勝つ

・当事者意識がない

・結論が出ない

・次の行動が見えない

・時間に終わらない

５つのグルーピングは何を意味するのでしょう？これは「会議の進め方」のそれぞれの段階でよく起こる問題点です。まず、１つ目のグループは会議の「準備」に関する問題点です。２つ目は「議題確認」、３つ目は「発散」、４つ目は「収束」、そして５つ目は「まとめ」のなかで起こることです。このように会議には基本の進め方があり、「準備→議題確認→〔発散→収束〕→まとめ」となります。この進め方は会議の種類やテーマが違っても応用できますので、確実に覚えておきましょう。

この中でポイントになるのが、「発散」と「収束」です。発散は、いろんな意見やアイデアを拡げていくこと。ブレスト（ブレイン・ストーミング）などはこれにあたります。一方、収束は、出た意見を取捨選択して絞りこんでいくことです。この「発散」と「収束」を分けて考えることが重要ですが、多くの会議でこれらが同時に起こっているのが現実です。

誰かが意見を言うと、それに対してすぐに否定的な意見を言う人がいるのです。否定された人は次に発言しづらくなり、結果的にシーンとした会議になってしまいます。議論もなかなか進みません。発散と収束を分けて考えないのが、多くの企業でみられる会議の課題と言えます。

まずはアイデアを一通り出しつくしてから、アイデアの絞り込みに切り替えると会議はずっとスムーズに進みます。なお、「発散→収束」はテーマ（議題）ごとに行います。例えば、ある会議で３つの議題について話し合うのであれば、「準備→議題確認→〔発散→収束〕→〔発散→収束〕→〔発散→収束〕→まとめ」となります。

続いて、会議の目的について考えていきましょう。普段の会議で「目的」が何か、意識しているでしょうか？ 実は、会議の目的により生産性の上げ方は異なります。会議は、大きくは「創造的会議」と「定型的会議」の２種類に分けられます。「創造的会議」とは、新規商品やサービスについてのアイデア出し会議や、クレームや不具合、残業削減などについての問題解決会議のことを指します。これらの会議に求められるのは、「品質向上」です。

一方、「定型的会議」とは、連絡・報告会議、調整・交渉会議、意思決定会議など、主に情報共有や調整ための会議です。そして、こうした会議に求められるのは、「効率化」です。１つの会議の中に「創造」と「定型」の両方が含まれることも多いでしょう。重要なのは、「定型的会議」の効率化により浮いた時間を「創造的会議」にあてること。こうすることで、よりクリエイティブな業務に時間と労力をかけられるのです。