明治安田ビルマネジメントが実現した全社レベルの業務標準化〈前編〉

トップの強い思いと行動力が現場を動かす

全国約570棟のビル管理を手がける明治安田ビルマネジメント株式会社では、2018年春から本社と全国９つのセンターが一丸となり、業務標準化に取り組んでいる。中でも具体的な成果として同社が挙げるのが、ドキュメントの管理基準を明確にし、ファイリングシステムを全センターで統一したことだ。浅野紀久男代表取締役社長は、「効率的な働き方を実践するうえで、今回の標準化は非常に意義あるものだと自負しています」と強調する。ファイリングの統一が効率的な働き方にどう効果的なのか…。実際の取り組みはどのような流れで行われ、どんなメリットがあったのか。浅野社長と、チームを率いて業務標準化を推進した増田宏伸氏、上田俊一氏にお聞きした。

ファイリング統一の重要性を
徹底周知

ファイリングの全センター統一化に向けて、同社では、「現地訪問調査→ファイリングルールの策定→意識統一→現地での作業」というプロセスで取り組んだ。

まずは現地訪問調査によって、現状の課題を明らかにするところから始めた。このときに浅野社長は、「さらなる業務品質の向上が求められるなか、職員一人ひとりの働きやすさと働きがいを高めるためにも業務の効率化が不可欠です。全社一丸となってファイリングを統一することで業務効率を大幅に改善させていきましょう」と強調したそうだ。一方、増田氏らのチームでは、各センターから代表者を呼んでファイリングの重要性に関するセミナーを開催し、現場職員の意識改革にも努めた。

また、現状課題をふまえてファイリングルールも決定。採用したのは、書類をフォルダーに挟み、ボックスに収納する「ボックスファイリング」という方式だ。上田氏は「保管や廃棄の手間が小さく、整理・検索しやすいのがメリット」と感じたという。

「書類の種類やファイリング方法はもちろんですが、それだけだと収納の方法がセンターによって違うといった事態がまた起こります。そこで、ファイル用品も本社から支給し、全センターで統一をはかることにしました。新しいファイリング方法への切り替えにあたっては、非常に手間のかかる作業が必要です。今までの慣れたやり方を手放すわけですから、心理的負担も大きいでしょう。そのうえボックスや書類に貼るラベルづくりやファイル用品の注文となると、追い打ちをかけることになります。ですから、面倒くさい、といった気持ちを各センターがもたないよう、ラベルや注文書の雛形を本社で作成するなどのサポートを徹底することにしました」（上田氏）

社長も手を動かして
現場の志気を高める

こうしてファイリング改訂のための態勢が整い、2019年の１月から３月にかけて各センターで作業が行われた。各センターには本社の担当メンバーが出向き、センターの職員と一緒に作業を行った。浅野社長もあるセンターへ出向き、自ら手を動かしたという。

「事前に行ったデモ作業（ファイリングの工程確認）を見て、実際の作業の大変さは理解していました。そのため、新方式へ移行する際には再度センターを訪問し、センター・本社メンバーと共に、綴じてある書類をすべてばらしてから分類し直し、ファイルにラベルを貼って挟み直すなどの作業を、半日ほど手伝いました」

各センターでの作業が進む中で、ファイリングルールに関する質問が本社へ次々と寄せられるようになった。増田氏らは、できるだけ早く本社としての統一見解を決め、フィードバックするよう心がけていた。

「質問が寄せられるのは、本気になって取り組んでくれているからです。現場のモチベーションを維持できるよう、私たちも短時間で統一見解をつくり、現場に返しました」

整理された状態を維持できるよう
定期的な点検やケアも

こうして３月末までには、全センターが改善作業を終えることができた。浅野社長は、取り組みの成果について次のように語る。

「各センターを視察すると、実施前に比べて整然としているのが一目瞭然です。またルールが統一されることで、今後、職員はどの異動先でも同じルールで業務に取り組むことができ、長い目で見ると非常に効率化につながったのではないでしょうか」

しかしファイリングは「一度やったら終わり」ではなく、整理された状態を維持することこそが重要だ。同社では、そのための仕組みも整備した。その一つが、各センターに『ファイリングクラーク』という担当者を設け、その担当者が中心となってファイリング標準化を定着させていく体制をつくったことだ。また、『仕掛かりボックス』という分類前の書類を一時的に保存する箱をつくり、１か月に１回整理する日を設けた。ここで「捨てるべき」と判断された書類は、保存期間が過ぎた書類とともに、年３回の廃棄日に処分する。

上田氏は、「今後はファイリングクラークのための研修などを実施し、各センターで自律的に取り組んでもらう流れを推進していきます」と今後の展望を語る。

ファイリングの改善は、ファイリングのメリットの周知やルール策定はもちろんのこと、トップが本気度を見せ、作業的にも心理的にも現場の負担を軽減していくことが成功の秘訣。同社では、このポイントを的確に押さえて標準化を進めたからこそファイリングの全センター統一を成し遂げられたのだろう。

後編では、実際にファイリング改善作業に取り組んだ中部センターのメンバーに、現場の思いや苦労をお聞きする。

明治安田ビルマネジメント株式会社

1963年設立。経営理念として「安全・安心・快適なオフィス環境を、いつまでも」を掲げ、明治安田生命保険相互会社の所有するビルの工事管理や設備管理、オーナーに代わってリーシング（空室対応）やテナント対応などのプロパティマネジメント（不動産所有者に代わり不動産収益性を最大化し価値を向上させるマネジメント）を担う。顧客のニーズにきめ細かく対応し、企業ビジョンである「オーナーならびにテナントから、常に信頼され選ばれるプロパティマネジメント会社」をめざす