会議
2016.05.09
有意義な会議のためにファシリテーターがすべき３つのコト
会議３：大切なのはアイデア・時間・チームワークをマネジメントすること
「次の会議、進行役をよろしく頼むよ」突然、あなたは大役を任されることになりました。
あなたは考えます。「自分が務めるからには、できる限り有意義な会議に導きたいものだ」と。
さて、参加者みんなが良かったなと思えるような理想的な会議とはいったいどのようなものでしょうか。
事前準備を徹底しよう
ファシリテーターには3つの役割の他に、参加者の選定や日程の共有など、さまざまな事前準備をしておく必要があります。これを徹底するのとしないのとでは、会議の効率が大きく変わるのです。
事前準備には大きく分けて以下3つのポイントがあるので覚えておきましょう。
①会議の目的・ゴールを明確にする
会議で最も大切なのは、会議の目的を明確にし、終着点を決めておくことです。
目的とゴールを明確にしないと、会議の方向性が定まらず結論が大きく変わってしまう可能性があります。
目的とゴールをしっかりと把握しておくことで会議の進行方法や必要時間、参加者の選定、結論の出し方などが明確になり、会議をより効率化できるでしょう。
②議題やタイムスケジュールを事前に共有する
会議が行われる目的や話し合う議題を、事前に参加者と共有しておきましょう。事前資料としてアジェンダ（議題表）を作成し配布しておくと、当日の会議がさらに効率化できます。
アジェンダには会議の目的だけでなく、日時や場所、議題ごとの細かいタイムスケジュールなどを記載し、参加者側が会議内容や当日の流れを把握しやすいよう心がけましょう。
③出席者はその会議に本当に必要な人だけ
参加メンバーには、本当に必要な人物を選び、できるだけ最小限の人数で会議を行うようにしましょう。やみくもに人数を増やしても良い議論はできず、逆に非効率な会議になってしまいます。
下地 寛也（Shimoji Kanya）
コクヨ㈱入社後、行動と環境（創造性、ｺﾐｭﾆｹｰｼｮﾝ、場のあり方等）に関する研究・分析を担当。2003年より、クライアントの企業変革のコンサルティングや研修コンテンツ企画を担当する。著書『コクヨの3ステップ会議術』（中経出版）、『コクヨの1分間プレゼンテーション』（中経出版）、『コクヨの5ステップ ロジカルシンキング』（中経出版）、『コクヨの「3秒で選び、2秒で決める」思考術』（中経出版）、『コクヨのコミュニケーション仕事術』（総合法令出版）
