効率的に仕事ができない「忙しさのタイプ」

仕事が終わらず、どんどん後ろにずれ込んでしまう。時間をかけて頑張っているのに結果が伴わない。このような悩みを打開し、仕事を効率化するためのヒントをつかもうとセミナーや講演会へ参加したけれど、学んだノウハウをいざ実践してみると効果は薄い......。そんな経験はありませんか。

残念ながら、効果が薄いのは当然のこと。なぜなら、「忙しさのタイプ」によって、効率化のノウハウは変わってくるからです。まずは自分の「忙しさのタイプ」を知ってから、そのタイプが持っている「仕事のクセ」を改善するための行動を起こすことが大切です。

ではさっそく、自分の「忙しさのタイプ」を知るところから始めましょう。私はこれまでに「思考の整理」というテーマで多くの研修会やセミナーの講師を務め、忙しさに悩むたくさんの方に受講していただきました。受講生の職種も年齢もさまざまですが、ほとんどの人が今から挙げる７タイプに分類できます。普段の働き方を振り返って、自分がどのタイプに当てはまるか考えてみてください。

このタイプの大きな問題は、優先順位をつけず、やみくもに仕事に取り組んでいることです。まずは仕事を整理し優先順位をつけるところから始めましょう。

普段は優先順位をつけて仕事をしていても、割り込みタスクが入ると順位づけができなくなり、仕事のやり残しがたくさん出てしまうタイプ。組織で働いている以上、割り込み仕事は必ず発生しうるもの。だからこそ、１日に数回、仕事を整理し優先順位の見直しを行い、体勢を立て直す必要があります。

中長期の仕事は緊急事項でないことが多く、目の前にある短期の仕事より後回しになりがちです。しかし短期の仕事にかまけてばかりいると、「行動を起こせないまま、気がつけば時間が過ぎていた......」と後悔しがち。中長期の仕事の内容を明確にし、具体的なスケジュールを決めることが重要です。

例えば「報告書作成」というタスクを例に取ると、構成案を考え始めてから「トラブル原因の情報を集めなくては」「そもそもこの書式でいいのかな？」と他のプロセスの不備に気づいて別の行動を起こす......。このタイプの人は、一つひとつの仕事について「具体的に何をするか」を整理できていません。まずは、仕事を大きくとらえずに小さい単位に分けてから取り組み始めましょう。