「仕事の分解」が先延ばしや停滞を防ぐ

例えば、新入社員のあなたが上司から「クレーム対応の報告書をつくる」という仕事を任されたとしましょう。あなたが報告書作成の経験がない場合、何から手をつけたらいいかわからず途方に暮れてしまうはずです。報告書作成なら短時間でできるというベテランの方でも、初めての仕事や複雑な仕事だと「面倒くさい」「不安だ」と感じることが多いのではないでしょうか。

「何から始めたらいいかわからない」「面倒くさい」というネガティブな気持ちは、仕事を先延ばしにする大きな要因になります。また、いざ着手してからも「これもやっておかなければいけなかった」という不足要素が次々と見つかり、仕事がなかなか前に進まないという事態を招きがちです。

ではなぜ、「何から始めたらいいかわからない」「面倒くさい」と、ネガティブな気持ちになってしまうのでしょうか？　私は、「仕事を大きい単位でとらえ過ぎている」ことが原因の一つだと分析しています。「報告書作成」や「顧客ニーズの確認」といった大きな単位だと、具体的な作業がイメージしにくく、「大変そう」「面倒くさい」という感情につながりやすいためです。

そこで解決策として提案したいのが、仕事を"因数分解"することです。仕事の因数分解とは、「仕事を最小単位に分けること」です。私は「仕事とは仕（分ける）事である」と勝手に定義づけており、仕事を仕分けて小さく分解することがとても重要だと考えています。なぜなら、小さく分解することによって「何から手をつければいいか」が一目瞭然になるからです。また、一つひとつの単位が小さいと心理的なハードルが下がり、先延ばししなくなるというメリットもあります。

「仕事の因数分解」は、第１回で紹介した「忙しさの７つのタイプ」のうち、タイプ４「仕事が堂々めぐりして、前進していないと感じることがある」や、タイプ５「完璧に仕上げないと次の仕事に移れない」を自覚している人に試していただきたいプロセスです。また、タイプ３「短期の仕事で精一杯で、中長期の仕事に手がつかない」の人も、単位が大きい仕事の見通しを立てるために取り入れることをお勧めします。