周りの力を借りれば生産性はグンと上がる

連載第４回の「仕事の引き算が効率化の決め手に」で、１日のToDoリストの中で「捨ててよい仕事」があることを説明しました。捨てる仕事の対処法はいくつかありますが、今回は「他人に任せる」という対処法について、任せ方のコツを説明しましょう。連載の第１回でご紹介した「忙しさの７つのタイプ」のうち、タイプ７「他人に任せるのがイヤ、怖い」に当てはまると感じた人は、ここで「任せる技術」を習得すれば、仕事の効率化が可能となり、長時間労働の緩和や生産性アップに大いに役立つはずです。

周りの力を借りるには、日頃からの根回しが必要です。その際に押さえておきたいポイントは大きく分けて５つあります。順に説明していきましょう。　　

たとえ部下に頼み事をするにしても、関係が険悪な場合、部下はモチベーションが低い状態であなたが任せた仕事に取り組むわけですから、よいパフォーマンスを発揮できるわけがありません。当たり前のことですが、いざというときに仕事を気持ちよく引き受けてもらえるよう、普段から周りとよい関係をつくっておくことが大前提です。

仕事を任せたり引き受けたりする際に、相手の状況や業務内容を把握できていれば、説明や受け渡しがスムーズです。そのためには、普段からそれぞれの仕事の進捗状況をこまめに共有するしくみをつくり、互いの力を借りやすくする土壌をつくっておくことをお勧めします。

私が以前に勤務していた企業では、毎週月曜に10分間ずつ、仕事の進捗状況を部署のメンバー間で共有するための会議を設けていました。会議では、メンバー全員が「誰が・どの仕事で・どれくらい進んでいるか、または遅れているか」を簡潔に発表します。互いの進捗状況がわかっていると、仕事に遅れが生じているメンバーはSOSを出しやすくなり、他のメンバーも見て見ぬふりができなくなります。

進捗状況の共有は部署全体で行うのがベストですが、仕事でパートナーを組んでいるメンバーと報告し合うだけでも効果はあります。「口頭で報告すると時間がかかってしまう」という場合は、タスクの進捗状況を付せんに書いて月間カレンダーに貼るなどして、見ただけで遅れがわかるしくみをつくるのもお勧めです。

自分の仕事に遅れが出る可能性が生じたら、同僚なり部下なりにすぐ状況を説明し、「もし可能なら明日、手伝ってくれないかな？」といった感じで、相手の予定を仮押さえしましょう。

仕事が思うように進まず焦ってくると「今から手伝って」となりがちですが、急に仕事を振っても相手が対応できない場合が多く、仮に時間が取れるとしても悪印象を与えてしまいます。実際に遅れが出るかどうかわからなくても、少しでも危険を感じた時点で根回しをしておくことが大切です。