「６割スタート」で仕事の効率も完成度も上がる

この連載の第４回「仕事の引き算が効率化の決め手に」で、１日のToDoリストの中で「その日は６割程度の完成度でよい仕事」があることをご説明しました。しかし、「でも、いつかは10割に仕上げなければならないでしょ？　トータルで考えたら手間が増えて効率的じゃないのでは？」と感じた方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、「６割の仕事をどうやって10割に高めていくか」というテーマでお話しましょう。ここでポイントとなるのは、「一気に10割まで仕上げる必要はない」「10割を目指すにしても、自分だけの力でやる必要はない」ということです。連載第１回でご紹介した「忙しさの７つのタイプ」の中で、自分はタイプ５「完璧に仕上げないと次の仕事に移れない」に当てはまると感じた人には、今回の内容は大いに参考になるはずです。

完成度６割の仕事を10割に仕上げるには、大きく分けて３つの方法があります。

「10割レベルにまで仕事を仕上げる日」を設定し、その日に集中して取り組みます。特にアイデア出しなどは、長時間考えていると行き詰まってしまうことも多いもの。６割の段階でいったん終了し、日を改めて取り組んだ方が、よいアイデアを思いつくことも多く、効率的な場合が少なくありません。

同僚や部下に相談したりアドバイスをもらったりしながら共同作業に持ち込み、10割まで完成させます。周りの力や知恵を借りながら進めることで、あなたの負担が減るだけでなく、仕事の質向上にもつながりやすくなります。周りに協力を求める際のコツは、連載第５回「周りの力を借りれば生産性はグンと上がる」で説明しています。

顧客にアウトプットを出す場合は、初めはあえて「完成度６割」の状態で提出し、フィードバックをもらいながら協働で仕上げていくのも一つの方法です。一緒に完成させるプロセスを取り入れることで、顧客との間に絆が生まれ、取引が長続きしやすくなるメリットもあります。もちろん、あなた自身の負荷を下げることにつながります。

なお、仕事の中には「そもそも10割の完成度を目指す必要はない」というものも多数あります。例えば企画の立案や提案内容の構想、情報収集などは、どこまでいっても「これで完璧」とは言い切れない面があります。部下へのOJT指導も、完璧にやろうとすると過保護につながりやすく、部下の将来を考えるとマイナスといえます。

ToDoリストをつくるときには、「この仕事は本当に10割を目指すべきものか」をまず頭の中で確認することが大切です。