レポート

2020.06.15

Afterコロナ時代に適応するオフィス環境のあり方とは?

省庁のオフィス事例に見る、Afterコロナのワークスタイル

新型コロナウィルス感染症緊急事態宣言が解除され、感染予防と経済活性化の両立に向けて多くの企業が対策を検討するなか、官公庁でも“Afterコロナ”への対応が議論されている。そうしたなか、「Afterコロナ」もしくは「withコロナ」の時代における働き方とオフィス環境を考察し、具体的な道筋を見出すべく「Afterコロナ時代に適応するオフィス環境のあり方」と題したオンラインセミナーが2020年5月20日、5月22日に開催された。
今回は概念的な議論を中心に、新型コロナウィルス感染症防止の視点から働き方や労働観が大きく変化するなかで、オフィスや在宅での「働く環境のあり方の変化」についての考察や問題提起が行われた。また、紙文化が根強く、リモートワークが難しいのではないかと思われがちな官公庁のなかで、壁を乗り越えて新しいオフィスで新しい働き方に挑戦している省庁の取り組み事例も交えながら、コクヨ株式会社で働き方やオフィスづくりのコンサルティングに携わるメンバーが、遠隔でセッションを行った。

オフィス環境は多様であるべき。
ワークスタイルに合った選択を

後半は、吉澤氏のモデレートのもと、坂本氏・柿崎氏によるセッション形式で進められた。

坂本:「省庁でもこんなにフレキシブルで新しいオフィスづくりが進んでいるんですね。驚きました。整備したものの、どう使ったらいいかわからず浸透しない、使いこなせない...いうことが起こりがちですが、運用面はどうされているのでしょうか?」

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柿崎:「コクヨとしては、オフィスの正しい使い方を認知してもらえるように、運用面の提案・サポートもしています。企画段階からワークショップやセミナーを開催して職員の方の意識を高めたり、オフィス運用マニュアルや資料を作成したりして、正しく運用されるための目線合わせを重視しています。

坂本:「衛生管理ではセンシティブなお願いをする必要も出てくるので、オンラインのセミナーや勉強会はもちろんのこと、オフィスにルールを貼り出すなど職員の皆さんに理解してもらいながら進めていく必要がありますよね」

吉澤:「ではここで、参加者の方からチャットでいただいている質問に答えていきたいと思います。まずは、電話も固定ではなく携帯になるのか?...という質問です」

柿崎:「ある省庁では、グループアドレス導入のタイミングで固定電話からPHSに切り替えました。固定電話だと結局は座席が固定されてしまい、グループアドレスの効果が発揮できないから、というのがその理由です。新しいことに取り組む際には、こうして理由を担当者や上長にきちんと説明したうえで進めることが大事だと感じています」

坂本:「グループアドレスの場合、席の移動があるためノートパソコンやタブレットは必須ですので、携帯電話を支給していない職員に対しては、パソコンのオンラインシステムを使うという手もあります。携帯の支給を絶対とするのではなく、パソコンを使ったビデオ会議やチャットといった新しいコミュニケーション手段を活用するのがAfterコロナの働き方、という変化が起こるかもしれません」

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吉澤:「ICTは日々進化していますが、Afterコロナ時代はさらにいろんなことができるようになるでしょうね。もう一つ、窓の開かないオフィスにおけるおすすめの換気方法は?...という質問がきています」

坂本:「空調設備により換気している高層ビルなども増えていますね。窓が開かない場合は、天井の吸気口に古い空気が吸い込まれるよう、サーキュレーターなどで空気を循環させるのがいいと思います」

吉澤:「ありがとうございます。では、そろそろまとめに入りたいと思います。Afterコロナ時代のワークスタイルの変化、オフィス環境の変化にあたり、改めてお二人から、提言やアドバイスをお願いします」

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坂本:「こういう混乱期は、つい思考停止になりがち、もしくは、すごく先のことを考えがちなのですが、私たちがまず考えるべきは、来月からどうするか、なんです」

「まずは、職員の出社についてのルールを決め、オフィスについては既存のものをアレンジして対応する。その後に、新しいものを拡充する。こうして2ステップくらいで段階を踏んで考えることが大事だと思います」

柿崎:「ありがちなのが、"オフィスを変える=働き方改革"という勘違いです。オフィス環境だけに捉われず、在宅勤務やサテライト勤務といった働き方や業務全体を見て考えていくことが必要です。そのうえで、まずは改革しやすいオフィスから始める、という視点が大事だと思います」

坂本:「オフィス環境のあり方に唯一の答えはありません。働き方や業務、部署によりさまざまなんです。フリーアドレスがいいのか固定席がいいのか、一概には言えないように、これからのオフィスは少なくても画一的ではなくなるはずです。いろんなパターンがあるなかで、ワークスタイルを踏まえてそれぞれが考えていく必要があるということです」


今回はAfterコロナのオフィス環境をテーマに広く全体像を捉えた内容となったが、今後はさまざまなパターン別のテーマでより深い内容のセッションを予定。参加者の具体的な質問にも答える形でAfterコロナ、Withコロナ時代の働き方を提案していく。


坂本 崇博(Sakamoto Takahiro)

コクヨ株式会社 ファニチャー事業本部/ワークスタイルイノベーション部/ワークスタイルコンサルタント/働き方改革PJアドバイザー/一般健康管理指導員
2001年コクヨ入社。資料作成や文書管理、アウトソーシング、会議改革など数々の働き方改革ソリューションの立ち上げ、事業化に参画。残業削減、ダイバーシティ、イノベーション、健康経営といったテーマで、企業や自治体を対象に働き方改革の制度・仕組みづくり、意識改革・スキルアップ研修などをサポートするコンサルタント。

柿崎 優貴(Kakizaki Yuki)


コクヨ株式会社 官公庁営業第2部


2018年コクヨ入社。国家機関のオフィス改革、働き方改革のサポートに従事。経済産業省のデジタルプラットフォーム構築事業への参画など、国家機関の新たな取り組みとそれに合わせた、あるべきオフィスのありかたの提案、構築を手掛ける。

吉澤 利純(Yoshizawa Toshizumi)



コクヨ株式会社 ファニチャー事業本部/ワークスタイルイノベーション部/ワークスタイルコンサルタント
1級ファイリング・デザイナー/オフィスセキュリティコーディネーター ストア事業、営業、新規事業企画部門を経てワークスタイルコンサルティング部門に所属。 主に、ナレッジシェアリング構築のコンサルティング、オフィス構築、運用改善コンサルティングを担当し、お客様の働き方改革をサポート。

文/笹原風花