企業・組織に求められるナレッジマネジメント

Afterコロナの“知の共創”を考える

イノベーションに不可欠なものとして、近年、企業や組織で注目される“ナレッジマネジメント”。個々人やチーム、部署に溜まりがちな知見や情報をいかに組織全体で共有するか、さらに、それらをいかに活かしてイノベーションへとつなげていくか、多くの企業・組織で試行錯誤が続いている。テレワークが広がるなかリモート状態でいかにしてナレッジを共有・活用するか、Afterコロナのイノベーションを見据えていかにナレッジマネジメントを進めるか、COVID-19感染拡大により浮かび上がった2つのテーマについて、コクヨ株式会社でワークスタイルやオフィスづくりのコンサルティングに携わるメンバーが、2020年4月24日に「これからの時代の知の創造・情報共有」と題したセッションを行った。

リアルな場を共有していることよりも、
意識の醸成と関係性の構築が重要

ナレッジマネジメントには「表出化・素材化・血肉化・共創化」といったフェーズがあり、イノベーションを起こすための土壌づくりに不可欠なものである......、という共通認識ができたところで、話題は本題へ。まずは1つ目のテーマ「テレワークしながらナレッジ共有・活用のコツ」について、セッションを行った。

吉澤：「齊藤さんはコクヨの社内外を問わず幅広く活動をされています。テレワークが広がる以前から社外での活動も多く、あまり会社内にいなかったですよね。物理的に場を共有していないなかで、どのように組織内でナレッジの共有をされてきたのでしょうか？」

齋藤：「多くの社内外の人と関わるなかで身をもって感じてきたのが、リアルだろうがリモートだろうが、信頼関係がないと共創的なコミュニケーションは生まれない、ということです。そして、コミュニケーションがうまく成り立たずに自分がしたいことと相手がしたいことが噛み合わないと、使ってほしいと思うナレッジを使える形にして共有しても、使ってはもらえません」

坂本：「ナレッジマネジメントは知のマネジメントですが、その前提として関係性のマネジメントとも言えるかもしれませんね。チームや組織に貢献したいと思っているかどうか、その関係性によって、知を属人化させず共有する、また血肉化するために学ぶという姿勢に影響してきますね」

「第5次産業革命を迎えた今は、SNSなどによって人と人との関係性がつくりやすくなり、その関係性に価値がではじめています。今後は組織においても、この関係性をマネジメントしていく必要があると私は考えています。また、日本人はキャリア意識が低いと言われることがありますが、個人が自分のナレッジに対して関心がない、ナレッジを追求しない、自己研鑽をしないというのも課題だと思います」

吉澤：「個人としての意識と他者との関係性ができていないと、イノベーションは起こらないということですね。一方で、意識や関係性の構築のベースになるような現場レベルでの情報共有ツールの整備も、欠かせないと思います」

坂本：「おっしゃるとおりで、現場で大事なのは基本の5S（整理・整頓・清掃・清潔・躾）です。関係性のマネジメントなど大きなことを議論するのも大事ですが、足下の整備は不可欠です」

吉澤：「齋藤さんは学校現場にも詳しいですよね。学校は紙文化というイメージがありますが、教育現場でのナレッジ共有はどうなっているのでしょうか？」

齋藤：「職員室は40年前とほとんど変わっていませんし、まだまだ多くの学校では紙文化が根強く残っています。でも、できないと思い込んでいるだけなんです。私が実際に関わった学校では、紙の書類の７割くらいは捨てられましたから」

「一方、タブレット端末などを導入して業務改善を進めている学校もあり、確実に変化は起きています。」

坂本：「学校や行政などでは、デジタル共有の環境があっても、紙での情報共有にこだわりがあるように感じます。電子ファイルの共有など、デジタル上の５Sも課題ですよね」

齋藤：「学校のナレッジマネジメントに関して、日本は紙もデジタルも共有化されていないので海外と比べると遅れています。例えば、フィンランドの学校はデジタル化が進んでいて、このパンデミックの状況下でも学習を進めることができています」

「一方、日本では、今回の休校対応により、先進的な学校とそうでないところの大きな差が出てしまいました。先生の校務も、知識や情報が共有されていないことによる重複や無駄な作業も常態化しているケースが少なくありませんが、デジタル化すれば、スマートに働くことも可能なんです」

坂本：「土地的な制約がある北欧やヨーロッパでは、遠隔でのナレッジ共有も進んでいそうですね」

齋藤：「例えば、デンマークは小国なので、イノベーションを起こしても国内だけでは小規模なビジネスしかできません。そこで、海外とつながるグローバル戦略を国策として進めていて、積極的にオンラインやフューチャーセンターなどを活用して、世界中の人とディスカッションし、ビジネスを発展させてきました。テレワークが目的でも緊急対策でもなく、生き残るための手段になっているのです」

吉澤：「今回の新型コロナウィルス感染症拡大でテレワークが広がったことをきっかけに、日本もその方向に進んでいくといいですね」

坂本崇博（Sakamoto Takahiro）

コクヨ株式会社ファニチャー事業本部/ワークスタイルイノベーション部/ワークスタイルコンサルタント/働き方改革PJアドバイザー/一般健康管理指導員
2001年コクヨ入社。資料作成や文書管理、アウトソーシング、会議改革など数々の働き方改革ソリューションの立ち上げ、事業化に参画。残業削減、ダイバーシティ、イノベーション、健康経営といったテーマで、企業や自治体を対象に働き方改革の制度・仕組みづくり、意識改革・スキルアップ研修などをサポートするコンサルタント。

齋藤敦子（Saitou Atuko）

コクヨ株式会社ワークスタイルリサーチ＆アドバイザー／一般社団法人 Future Center Alliance Japan理事
設計部にてワークプレイスデザインやコンサルティングに従事した後、働き方と働く環境についての研究およびコンセプト開発を行っている。主にイノベーションプロセスや共創の場、知的生産性などが研究テーマ、講演多数。渋谷ヒカリエのCreative Lounge MOV等、具体的プロジェクトにも携わる。公益社団法人日本ファシリティマネジメント協会ワークプレイスの知的生産性研究部会部会長など兼務。

吉澤利純（Yoshizawa Toshizumi）

コクヨ株式会社ファニチャー事業本部/ワークスタイルイノベーション部/ワークスタイルコンサルタント
1級ファイリング・デザイナー/オフィスセキュリティコーディネーターストア事業、営業、新規事業企画部門を経てワークスタイルコンサルティング部門に所属。主に、ナレッジシェアリング構築のコンサルティング、オフィス構築、運用改善コンサルティングを担当し、お客様の働き方改革をサポート。

文／笹原風花

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